Stipend til eksterne - for deg som saksbehandler

Når et stipend skal utbetales er det viktig at alle kostnader er avklart med budsjettansvarlig før prosessen igangsettes. Sørg for at det er dekning for kostnadene og at kostnadene godkjennes av den som har ansvar for budsjettet (budsjettdisponeringsmyndighet/BDM). 

Utbetaling av stipend til eksterne

For å utbetale stipend, må det foreligge et invitasjonsbrev/tildelingsbrev som inneholder følgende informasjon:

• Navn på mottaker
• Stipendbeløp, fordelt på estimert tidsperiode
  • Husleiekostnader
  • Reisekostnad
  • Andre levekostnader
• Kontering (kostnadssted /delprosjekt nr)

Brevet må være signert av person med budsjettdisponeringsmyndighet på koststedet. Bruk denne malen for invitasjons-/tildelingsbrevet.

Det er skatteetaten som avgjør om stipendet er trekkfritt/trekkpliktig basert på utdanningsprogram, stipendets totalbeløp og tidsrom. Gjesten må henvende seg på skattekontoret for eventuelt d-nummer og skattekort så snart som mulig etter ankomst. Bestill time på skatteetatens sider. 

Oppholdsstipend: 

Bachelor- og masterstudenter kan få utbetalt stipend inntil et fastsatt beløp uten å måtte betale skatt av det. Utover masternivå kan deler av stipendet som dekker reise og husleie, betales ut skattefritt.

Slik er prosessen:

1. Instituttet melder inn stipendmottaker i dette skjemaet. (Ved noen institutter er det administrasjonen som gjør dette. Sjekk med instituttadministrasjonen) 
2. Ny sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av lokal økonomi operatør for instituttet/enheten.
3. Gjesten får tilsendt en e-post fra operatør med skjema for utfylling, person- og bankopplysningerskjema.
4. Økonom på institutt/enhet sammenstiller stipendet opp mot kvitteringer og utbetaling. Merk at stipendskjema må være anvist av budsjettdisponeringsmyndighet før den sendes inn. Stipendskjema finner du i skjemaoversikt.
5. Tjenestesnter for lønn, reise og fravær mottar utfylt skjema for stipend og sørger for utbetaling.

NB: Dersom du tenger å endre informasjon gitt i skjemaet kan du oppdatere saken i UiBhjelp. Du trenger ikke sende inn et nytt skjema.

Håndbok for innhenting og utsending av informasjon i forbindelse med gjester som skal motta refusjon fra UiB.