Innlevering, bedømmelse, disputas og promosjon

Avhandlingsportalen er i utgangspunktet en selvforklarende tjeneste for ph.d.-kandidatene. Når det gjelder Avhandlingsportalens skjema for pressemelding og kalenderoppføringer er det noen momenter i løsningen som ph.d.-administrasjonen bør være klar over. Dette beskrives lenger ned på siden.

Hvis det skulle oppstå tekniske problemer med Avhandlingsportalen, finnes kontaktinformasjon om trykking på denne siden.

Pålogging for Avhandlingsportalen

Ph.d.-kandidater må logge seg inn via Feide for å få tilgang til Avhandlingsportalen. Da bruker man samme brukernavn og passord som for UiBs øvrige IT-systemer. Dr.philos.-kandidater kan få opprettet en gjestekonto av IT-avdelingen med bistand fra det relevante institutt. 

Avhandlingsportalen og BORA

I Avhandlingsportalen får ph.d.-kandidaten mulighet til å velge tilgjengeliggjøring i Bergen Open Research Archive (BORA). BORA er Universitetets åpne forskningsarkiv.

Valg for tilgjengeliggjøring i BORA ligger i samme skjema der kandidaten trykker sin godkjente avhandling. Kandidaten kan velge om avhandlingen skal gjøres tilgjengelig umiddelbart, eller etter en valgt embargoperiode. I utgangspunktet blir hele avhandlingen (monografi), kappen og artikler med tillatelse gjort tilgjengelig. Forfatter kan i tillegg legge inn ønske om tilgjengeliggjøring av upubliserte artikler i et eget fritekstfelt.

Når endelig PDF/A-versjon av fil er lastet opp av trykkeri, overføres de avhandlingene der forfatter har gitt sitt samtykke til BORA. I BORA sjekker Universitetsbiblioteket gjennom data og rettighetsklarerer artikler før avhandlingen legges ut.

Det er et mål at avhandlingene skal være tilgjengelig i digital utgave til disputas, men artikelbaserte avhandlinger i BORA vil ikke alltid være lik den trykte versjonen. Dette på grunn av opphavsrettsbegrensninger på tilgjengeliggjøring av artikler.

Hvis avhandlingen ikke er levert gjennom Avhandlingsportalen vil Universitetsbiblioteket sende et tilbud om tilgjengeliggjøring i BORA til kandidaten på e-post. Kandidaten kan også kontakte biblioteket direkte på bora@uib.no. Lisens for tilgjengeliggjøring finnes på Universitetsbiblioteket sine nettsider.

Avhandlingsportalen: Digital tilgjengelighet i Nasjonalbiblioteket

Avhandlingen vil bli gjort digitalt tilgjengelig i begrenset omfang i Nasjonalbibliotekets samlinger (se mer info om dette i Avhandlingsportalen). Denne tilgangen er hjemlet i Åndsverkloven og gjelder for alt allment tilgjengelig materiale i Norge. Fakultetene bør informere sine kandidater om denne digitale tilgjengeliggjøringen, slik at de er klar over dette når de skal publisere artikler fra avhandlingen gjennom forlag. 

Avhandlingsportalen: pressemeldinger og kalenderoppføringer

Ph.d.-kandidaten skal skrive en pressemelding på norsk. Om pressemeldinger på engelsk, se fanen under. Det er en fordel om ph.d.-kandidaten har fått innspill på pressemeldingen fra fagkolleger og/eller administrasjon før kandidaten legger denne informasjonen inn i Avhandlingsportalen.

Det skal være selvforklarende for kandidaten å gjennomføre pressemeldingsskjema. Men det er noen elementer man kan være klar over. I de tilfellene der prøveforelesning er avholdt tidlig i bedømmingsprosessen, finnes det i portalen en boks der man kan hake av dette. Da trenger ikke kandidaten fylle inn den resterende informasjonen om prøveforelesning.

Skjemaet innehar flere felter som ikke er obligatorisk for kandidaten å fylle ut. Det gjelder tid og sted for prøveforelesning og disputas, samt detaljer om bedømmelseskomiteen og disputasleder. Hvis kandidaten ennå ikke har mottatt tema for prøveforelesningen, kan han/hun la feltet for dette stå åpent. Det er informert spesifikt om dette i portalen.

Etter at kandidaten har trykket «Lever pressemelding» skjer følgende:

• Det går en e-post til fakultetet som melder om at kandidaten har levert pressemelding og informasjon til kalenderoppføring. Det er viktig at denne e-posten videresendes til andre som skal redigere, men som ikke mottar samme e-posten
• Dagen etter e-postvarselet mottas, vil informasjon til pressemelding vises i web-desken «Nye doktorgrader» (en gruppe mennesker ved institutt og fakultet har tilgang til å redigere her, kalt innholdsprodusenter). I «Nye doktorgrader» vises alle pressemeldingene som er i ferd med å publiseres på uib.no. Det er viktig at innholdsprodusentene kun redigerer/publiserer pressemeldinger fra sitt eget fakultetet. Innholdsprodusentene vil her ha anledning til å kvalitetssikre innholdet, samt legge inn tilleggsinformasjon, før publisering.
• Dagen etter e-postvarselet mottas, vil informasjon til kalenderoppføring for prøveforelesning og disputas vises i web-desken til grunnenheten til kandidaten som skal disputere. Innholdsprodusentene vil her ha anledning til å kvalitetssikre innholdet, samt legge inn tilleggsinformasjon før publisering. Man skal blant annet legge inn dato for avpublisering. Denne datoen kan være 10 år frem i tid. Informasjon til kalenderoppføring blir kun overført til de norskspråklige sidene. Vi oppfordrer innholdsprodusentene om å opprette tilsvarende kalenderoppføringer på de engelskspråklige sidene. Alt innhold ligger tilgjengelig i oversettelsesnoden. 

Oppdateringer om hvem som skal ha e-postvarsel og redigeringstilgang i «Nye doktorgrader», må skje gjennom fakultetets ph.d.-koordinatorer. Oppdateringer kan sendes til avhandlingsportalen.uib.no for e-postvarsel. For redigeringstilgang i KA sitt område «Nye doktorgrader» skal henvendelsene skje via UiB Hjelp.  

I doktorgradsforskriftenes paragrafer om pressemelding heter det at «Kandidaten kan også levere en pressemelding på engelsk» (nytt fra november 2022). Avhandlingsportalen har ikke et eget felt der kandidaten kan sende inn pressemelding på engelsk. Kandidater som ønsker å få en slik publisert, må derfor sende den engelskspråklige pressemeldingen på e-post til medarbeideren som publiserer pressemeldinger i w3. Ferdige pressemeldinger på engelsk vil vises her: New phds | University of Bergen (uib.no) 
Vi anbefaler at man også oppretter kalenderoppføringer for prøveforelesning og disputas på de engelskspråklige sidene.

Tradisjonelt har ph.d.-utdanningens prøveforelesninger og disputas (heretter kalt doktorgradsprøven) blitt avholdt i et auditorium med fysisk tilstedeværelse av alle som har relevante roller. Perioden med korona har vist oss muligheten for å få gjennomført doktorgradsprøven med videooverføring via internett.

Under normale forhold vil normen være at doktorgradsprøven avholdes som et fysisk arrangement på UiB sin campus. I mange tilfeller vil man i tillegg benytte seg av digitale løsninger fordi en opponent ikke har mulighet til å reise til UiB. Enkelte ganger ønsker man også å strømme doktorgradsprøven ut til et større publikum. Under har vi samlet noen råd for avholdelse av doktorgradsprøven som delvis digitale arrangement.

Det er fakultetene som tar den endelige avgjørelsen om i hvilken form doktorgradsprøvene skal avholdes. 

Huskeliste for gjennomføring av delvis digital doktorgradsprøve: 

• UiB legger opp til at digitale doktorgradsprøver skal foregå ved bruk av Zoom Webinar. IT-avdelingen har utarbeidet en brukermanual for digitale doktorgradsprøver. IT-avdelingen beskriver på denne siden hva IT-assistenter kan bistå med under disputas. Hvis man skulle ha ytterligere behov for hjelp kan IT-avdelingen kontaktes gjennom UiB Hjelp.
• I forkant av doktorgradsprøven bør det gjennomføres en test av den valgte tekniske løsningen. Denne testen bør gjennomføres med kandidaten, komiteen, disputasleder og veilederteamet
• Sende ut invitasjon og lenke til strømming. Invitasjonen bør inneholde informasjon om at det vil bli gjort opptak som slettes i etterkant
• I kunngjøringen og pressemeldingen for disputas bør administrasjonen lenke til kandidatens avhandling i BORA

Kandidat og komité:

• Sende egen lenke til deltakerne
• Delta med fullt navn
• Alle bruker kamera dersom tilgjengelig
• Husk å slå av lyd når man ikke snakker
• Informasjon om hvordan man tegner seg for å stille spørsmål

Ved eventuell strømming til publikum:

• Sende egen lenke til publikum
• Informere om hvordan man tegner seg for å stille spørsmål
• Ved ex auditorio kan spørsmålsstilleren bruke Q&A-funksjonen overfor administrator og disputasleder. Bruk av chat frarådes
• Spørsmålsstilleren må oppgi fullt navn
• Vi anbefaler at spørsmål først blir skissert skriftlig, slik at man kan se at dette er en person som er faglig interessert i disputasen, og ikke en sabotør
• Når tiden har kommet for å stille spørsmålet, anbefaler vi at vedkommende kan stille spørsmålet muntlig, men med kamera deaktivert

Generelt:

• Minst to personer bør ha administrator-tilgang i tilfelle tekniske problemer.
• Etter doktorgradsprøven må komiteen få diskutere i "enerom". Dette kan ordnes ved å opprette et ordinært møte i Zoom/Teams
• Signering av protokoll:
  • Klargjør protokoll i forkant
  • Alle godkjenner via e-post
  • Når vi er tilbake til normalsituasjon og alle har tilgang til skriver sender alle involverte signerte dokumenter til ph.d.-koordinator
  • Bruk ellers digital signatur, for de som har mulighet for å bruke dette 
• Ved planlegging frem i tid kan det være formålstjenlig å velge disputasledere som er teknisk komfortable med å lede en heldigital disputas

Om opptak og lagring

Dersom det er ønskelig å gjøre doktorgradsprøven tilgjengelig som videoopptak i ettertid, må man forholde seg til personvernforordningen (GDPR) og Åndsverkloven.

• Dersom kandidaten selv ønsker å lagre og gjøre doktorgradsprøven offentlig tilgjengelig, må kandidaten be om samtykke og informere om retten til å reservere seg fra alle som er involverte i denne. For selve disputasen vil dette først og fremst gjelde disputasens leder og komité. Det er krav om at samtykket skal kunne dokumenteres. Kandidaten oppfordres derfor til å innhente skriftlig samtykke i forkant av opptaket. For prøveforelesningen oppfordres det til at kun selve forelesningen tas opp.
• Dersom fakultetet ønsker å kunne dele opptak av prøveforelesning, for eksempel i forbindelse med undervisning, eller gjøre den tilgjengelig på nett, er det UiB som har ansvar for å informere om muligheten til å reservere seg mot bruk og deling av opptaket. UiB vil da også vurdere om det er nødvendig å innhente forhåndssamtykke fra kandidaten, jf. Åndsverkloven § 104. Samtykke er i utgangspunktet ikke nødvendig dersom opptaket har aktuell og allmenn interesse, personen på opptaket er mindre viktig enn opptakets hovedinnhold, eller opptaket gjengir hendelser som har allmenn interesse. I tillegg må det vurderes om nytteverdien til prøveforelesningene så stor at den veier opp for de eventuelle ulempene delingen medfører for kandidaten, jf. GDPR art. 6(1). Før opptaket deles, skal UiB sørge for at kandidaten får informasjon om hvilke formål opptaket skal brukes til og der det kommer tydelig frem hvordan kandidaten kan reservere seg mot at opptaket brukes som beskrevet.

I tilfelle tekniske avbrudd kan opptak av strømmingen være hensiktsmessig. Dette skal kun være til intern bruk og slettes etter doktorgradsprøven er godkjent. Dersom det gjøres opptak, må dette informeres om på forhånd. Av kapasitetshensyn kan det være hensiktsmessig at det kun er lyden av strømmingen som tas opp.

Det er uansett viktig å informere de involverte parter om det tekniske konseptet som er valgt, og om hvordan dette fungerer.

Digital tilgjengeliggjøring og opphavsrettigheter

Ved nettbaserte doktorgradsprøver oppfordrer UiB kandidater til å gjøre avhandlingen sin tilgjengelig i digitalt format, og da fortrinnsvis i Bergen Open Research Archive (BORA). Avhandlingsportalen er portalen for trykking og digital tilgjengeliggjøring av avhandlingen. Her kan man registrere hvorvidt man ønsker å gjøre avhandlingen tilgjengelig i BORA. Når det gjelder tidsskriftpubliserte artikler vil mange forlag være restriktive med å tillate åpen tilgjengeliggjøring av slike. I slike tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å laste opp aksepterte versjoner av artikkelen. Under "Opphavsrettigheter og publisering" i Avhandlingsportalen finner man mer informasjon om hvilke muligheter man har for digital tilgjengeliggjøring. Kontaktpunkt for dette ved UiB er: bora@uib.no. I kunngjøringen og pressemeldingen for disputas bør administrasjonen lenke til kandidatens avhandling i BORA. 

Hvis det er restriksjoner på å legge hele avhandlingen ut i BORA, vil mange forlag kunne akseptere at avhandlingen blir sendt som fil til kolleger som spør om dette.

Informasjon om hva som tillates av tilgjengeliggjøring av publisert materiale er å finne i kontrakten, på tidsskriftets hjemmesider eller ved direkte henvendelse til forlaget det gjelder. 

Informasjon om dette finner du under "Tilknyttet innhold", lenger ned på siden.

Etter at fakultetet har godkjent alle de obligatoriske elementene, inkludert disputas, skal fakultetet lage fysisk og digitalt vitnemål til kandidaten. Den datoen vitnemålet blir laget, blir kreeringsdato. Rutinebeskrivelse for å lage vitnemål finnes lengst ned på denne siden.

Når vitnemål er ferdig, går det ut en e-post til den ferdige kandidaten om at en digital versjon av vitnemålet er tilgjengelig i Vitnemålsportalen og Studentweb. Fakultetet skal samtidig skrive ut den fysiske versjonen av vitnemålet og få denne signert av dekan og fakultetsdirektør. Fysiske vitnemål skal normalt deles ut under promosjonen.

Signert innstilling og signerte bekreftelser fra komiteen og disputasens leder sendes til relevant dokumentsenter, påført saksnummer. Papirene skannes inn under kandidatens mappe i ePhorte. 

Avhandlingen sendes til Dokumentsenter 1. De fakultetene som lagrer avhandlingen på kandidatens mappe i ePhorte, trenger ikke sende avhandlingen til Dokumentsenter 1 for fysisk lagring.

Doktorpromosjon avholdes i Universitetsaulaen tre ganger i året; siste fredagen i januar, april og august. Det er også promosjon i april eller mai, avhengig av dato for påskehøytiden. Oppdaterte datoer for promosjon finnes et eget administrativt område i Teams.

Promosjonen i januar er for alle kandidater som har disputert fra juli og ut november. Promosjonen i april/mai er for de kandidater som har disputert fra desember i foregående år og det inneværende vårsemesteret første halvdel, normalt inntil 3 uker før promosjonen. Promosjonen i august er for de kandidater som har disputert i siste halvdel av vårsemesteret.

Foran hver promosjon vil FA lage et notat i ePhorte som informerer om tidsplan for produksjon av diplom, vitnemål og diploma supplement.   

For å sikre best mulig informasjon om promosjonen til kandidater, ber vi fakultetene inkludere en tekst om promosjonen i brevet som går ut i forbindelse med positiv innstilling. Forslag til tekst: NO: "Forutsatt godkjent prøveforelesning og disputas vil du bli invitert til doktorpromosjon og utdeling av vitnemål fredag xx.xx.xx". ENG: "Depending on the final approval of your trial lecture and public defence, you will be invited to the doctoral diploma ceremony on Friday xx.xx.xxxx".

FIA har ansvar for å fremskaffe seremonielt diplom, som er et diplom på latin med engelsk oversettelse. Rektor og universitetsdirektør underskriver diplomene. Det er promosjonsdatoen som skal påføres diplomet. 

I tilfeller der ferdige ph.d.-kandidater har mistet vitnemålet sitt, kan man skrive ut duplikat. Det har blitt utarbeidet rutiner for duplikatvitnemål der vitnemålet ble produsert i FS. Dette vil gjelde alle ph.d.-kandidater som har disputert etter juli 2016. Fakultetenes studieseksjoner har stempler som skal påføres duplikatene. Duplikatene skal undertegnes av rektor og universitetsdirektør.

Her er rutinebeskrivelsene: https://mitt.uib.no/courses/9257/pages/utstedelse-av-duplikatvitnemal?mo...

I tilfeller der ferdige kandidater har mistet gradsdokumentasjon utstedt før juli 2016, må fakultetet normalt skrive et bekreftelsesbrev som signeres av dekan og fakultetsdirektør. UiB lager normalt ikke duplikat av de seremonielle diplomene av tre grunner: 1) de seremonielle diplomene verken er eller har vært offisiell dokumentasjon på oppnådd doktorgrad, 2) vi har ikke trykkfiler fra så langt tilbake og 3) vi har ikke samme rektor og universitetsdirektør til å signere, som før 2016. Hvis kandidater ber om duplikat av seremonielle diplom fra tiden etter juli 2016, informerer vi de om at det er vitnemålet som er den offisielle dokumentasjonen på oppnådd doktorgrad.