Validere og verifisere utdanningsdokumentasjon
Validering og verifisering av eksterne utdanninger og dokumenter er et arbeidsfelt på tvers av studie-, forskningsutdannings- og personaladministrasjon.
Hovedinnhold
Validerings- og verifiseringsenheten er lokalisert ved Studieavdelingen, men fungerer i samarbeid med et nettverk av rådgivere og saksbehandlere på fakultetene. Enheten tar imot bestillinger fra fakultetene og de sentralsadministrative avdelingene, og rådfører fakultetene i behandlingen av egne saker.
UiB skal selv ta primæransvaret for valideringsarbeidet for søkere til studier og stillinger ved UiB.
Sentral enhet
Den sentrale enheten for validering og verifisering har ansvar for:
- Å utarbeide og vedlikeholde retningslinjer og rutiner tilpasset sakstypene.
- Å utarbeide systemer for å arkivere konklusjoner og dokumentasjon
- Kompetansebygging og kurstilbud innen valideringsarbeid for hele organisasjonen
Validering eller verifisering?
Enheten bistår både med å behandle valideringssaker og å verifisere originaldokumentasjon, både i forbindelse med studentopptak og ansettelser.
Validering av utdanning: Innebærer å vurdere omfang og nivå av høyere utdanning på grunnlag av vitnemål og karakterutskrifter, sjekk av akkreditering av utdanningsinstitusjoner og utdanninger, samt vurdering av karaktersnitt. Utdanningen vurderes i forhold til den norske gradsstrukturen, og om den dekker kravene til opptak eller ansettelse. Vi kontakter utenlandske læresteder og benytter databaser for å få bekreftet riktigheten av dokumenter og gradsoppnåelser. Utføres normalt på grunnlag av elektroniske dokumenter.
Når? I løpet av søknadsprosessen, både for studentopptak, PhD-opptak og ansettelser - men i ansettelssaker kan det være aktuelt å ta den grundige valideringen først etter at innstillingen er klar.
Verifisering av dokumenter: Originale dokumenter innleveres for ekthetskontroll - dette er aktuelt for studenter og PhD-er som får opptak, og forskere (og andre) som ansettes. Verifisering innebærer å sjekke papirkvalitet, signaturer, stempler, vannmerker, 3D-merker etc.
Når? Etter oppmøte - gjelder både studentopptak og ansettelser
Bestille validering
Steg 1: Fyll ut bestillingsskjema. Bestillinger kan bare behandles når all nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig. Se krav til utdanningsbakgrunn, sortert på land for å finne minimumskrav.
Steg 2: Bestillingen fordeles til relevant saksbehandler på SA eller et fakultet - saksbehandler tar kontakt med bestiller ved behov
Steg 3: Bestiller mottar svar
Bestille verifisering
Det er etablert et verifiseringsrom på Internasjonalt senter. Det er mulig å enten bestille en verifiseringstjeneste av SA eller booke rommet selv. Studentmedarbeiderne i skranken kan være behjelpelige med å samle inn dokumenter som skal verifiseres. Send en issue til SA, Validering og verifisering for å lage en avtale.
Fullmakt
I henhold til personloven må det foreligge fullmakt fra søker for at vi skal kunne gjennomføre verifisering. Fullmakt kan enten hentes inn som del av søknadsprosessen (gjelder både opptak og ansettelser), eller fylles ut og lastes opp på hjelp.uib.no i forbindelse med verifiseringen. Skriv ut fullmaktskjema
Rutiner for saksbehandling og arkivering
Benyttes av kontaktpersoner på fakultetene. Oppdaterte rutiner kommer
Lover og forskrifter
Aktuelle lover:
- Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) (LOV -2005-04-01-15)
- Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning (FOR-2010-02-01-96)
- Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften) (FOR-2013-02-28-237)
- Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (fvl.) (LOV-1967-02-10)
- Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved Universitetet i Bergen (FOR-2012-02-16-872)
- Lov om behandling av personopplysninger (popplyl.) (LOV-2000-04-14-31)
Som akkreditert virksomhet kan UiB selv validere høyere utdanning (hjemmel i uhl. § 3-5). I de nærmere krav til kvalitetssikring for validering av utdanning står det blant annet at UiB må følge nasjonal samordnet praksis utarbeidet av NOKUT.
NOKUT er et faglig uavhengig statlig forvaltningsorgan som blant annet skal gi generell godkjenning av utenlandsk høyere utdanning etter søknad fra enkeltpersoner og gjennom akkreditering gi institusjoner som UiB hjemmel til selv å validere utdanning. UiB er pålagt å rapportere sine avgjørelser i forbindelse med valideringer til NOKUT. Videre må UiB søke råd hos NOKUT hvis UiB trenger bistand i forbindelse med valideringen. NOKUT sin generelle godkjenning er for øvrig en vurdering i forhold til gradsstruktur, ikke faglig innhold. NOKUT gjør kun oppmerksom på ev. uriktigheter/forfalskninger.
Personopplysningsloven kommer til anvendelse i forbindelse med arkivering av dokumentasjon som UiB avgjør med hjemmel i uhl. §3- 5. I personopplysningsloven fremkommer nærmere regler for vilkår og krav for å kunne behandle personopplysninger.
Saker som gjelder ansettelser eller opptak til studier (herunder også avslag) regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal henvendelsen besvares i løpet av en måned. Enkeltvedtak skal grunngis og det kan påklages. Konklusjoner i valideringssaker er imidlertid ikke som enkeltvedtak å regne og kan ikke påklages.
Kontaktpersoner på fakultetene
Kontaktpersonene inngår i et validerings- og verifiseringsnettverk sammen med saksbehandlere på SA. Saksbehandling skal i stor grad skje på fakultetene, med støtte fra den sentrale enheten. Fakulteter med få valideringssaker anbefales å benytte den sentrale enheten.
- Det humanistiske fakultet: Toril Ivarsøy
- Det juridiske fakultet: Eli Tjerandsen
- Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet: Ingrid Solhøy
- Det medisinske fakultet: Marte Nørve Årvik
- Det psykologiske fakultet: Toril Salen
- Det samfunnsvitenskapelige fakultet: Eva Svensson
- Fakultet for kunst, musikk og design: Eystein Kvam
