Beredskap ved Det humanistiske fakultet

Ansvar og prinsipper

Beredskapsarbeidet ved Det humanistiske fakultet er basert på følgende prinsipper:

• Ansvarsprinsippet innebærer at personene som har ansvar i en normalsituasjon også skal ha ansvaret i en ekstraordinær situasjon. Dette gjelder ledelse på alle nivåer.

• Likhetsprinsippet innebærer at den organisasjonen man opererer med i en beredskapssituasjon, skal være mest mulig lik den situasjonen man har til daglig.

• Nærhetsprinsippet innebærer at kriser og hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå, hvor nødvendig kompetanse og ressurser er til stede.

• Samvirkeprinsippet innebærer at universitetet har et selvstendig ansvar for å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

Dekanen har det overordnede og strategiske ansvaret i en beredskapssituasjon ved fakultetet.

Fakultetsdirektøren er operativ leder av fakultetets beredskapsgruppe.

Universitetsdirektøren er operativ leder av den sentrale beredskapsledelsen og er ansvarlig for enhetlig og samordnet beredskap ved UiB.

Plassansvarlig for brann skal følge Branninstruks for plassansvarlig og er ansvarlig for evakuering av eget ansvarsområde.

Forelesere, seminarledere, arrangører og møteledere skal følge Branninstruks for undervisnings- og forsamlingslokaler og er ansvarlig for evakuering fra auditorier og møterom.

Ansatte, studenter og gjester har plikt til å gjøre seg kjent med Branninstruks for studenter og ansatte.

Linjeleder er ansvarlig for at Retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt følges.

Faglig ansvarlig for feltarbeid er ansvarlig for å foreta en risikovurdering, sørge for en tilpasset opplæring, sikkerhetsutstyr og beredskap, og sørge for en forsvarlig gjennomføring og oppfølging av feltarbeidet [og toktet].

Iverksetting

Beredskapsplanen iverksettes av fakultetsdirektør ved:

• Skade på ytre miljø
• Brann og eksplosjon
• Lekkasje/vannskade
• Skade på ansatt, student eller gjesteforsker i forbindelse med aktivitet i regi av UiB
• Hendelse på felt [og tokt]
• Hendelser som kan eskalere
• Terrorhandling eller trussel

Tiltakskort for de ulike hendelsen er tilgjengelige i universitetets krisestøtte verktøy.

Den som først blir oppmerksom på en alvorlig hendelse, er ansvarlig for å varsle.

Ring først nødetatene:

• Brann 110
• Politi 112
• Ambulanse 113

Gi beskjed om:

• Hvem du er
• Hva som har skjedd
• Hvor det har skjedd
• Skadeomfang

Ring deretter:

• UiBs vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81
• Fakultetsdirektøren 908 85 702

Universitetsdirektøren skal alltid varsles om beredskapssituasjoner ved fakultetet, for å sikre enhetlig og samordnet beredskap.

Når sentral beredskapsledelse setter stab, skal også beredskapsgruppen ved berørt fakultet sette stab.

Beredskapsgruppen består av

 I tillegg kan enhetsledere og andre ressurser hentes inn etter behov.

Beredskapsgruppens oppgaver

Dekan skal:

• Sikre strategisk håndtering av hendelsen
• Bistå sentral beredskapsledelse ved behov

Fakultetsdirektør skal:

• Vurdere hendelsens art og omfang
• Varsle Universitetsdirektøren og holde han/henne løpende orientert
• Holde dekan løpende orientert
• Varsle og etablere fakultetets beredskapsgruppe
• Framskaffe og fordele de ekstra ressursene situasjonen krever
• Etablere kontakt og samordne dialog mellom fakultet, sentrale avdelinger og lokale enheter
• Varsle aktuelle myndigheter og samarbeidsinstitusjoner
• Godkjenne informasjon som gis til ansatte, studenter og pårørende
• Bistå sentral beredskapsledelse ved behov

Kommunikasjonsrådgiver skal:

• Gi kommunikasjonsfaglige råd til fakultetets beredskapsgruppe
• Utarbeide informasjon fra fakultetet under og etter hendelsen
• Holde ledelsen oppdatert på mediebildet i den aktuelle situasjonen

HR-sjef skal:

• Framskaffe oversikt over aktuelle ansatte og deres nærmeste pårørende

Studiesjef skal:

• Fremskaffe oversikt over aktuelle studenter og deres nærmeste pårørende

Enhetsleder skal:

• Vurdere hendelsens art og omfang
• Varsle fakultetsdirektøren og holde han/henne orientert
• Bistå fakultetets beredskapsledelse etter behov

Loggfører skal:

• Dokumentere relevant faktainformasjon, beslutninger og oppgaver
• Dokumentere statusmøter
• Utarbeide situasjonsrapporter

Når hendelsen er under kontroll eller situasjonen avklart, er fakultetsdirektøren ansvarlig for å gjenopprette normal drift av virksomheten så raskt som mulig. Umiddelbart etter hendelsen skal det gjennomføres en kort samtale om hendelsesforløpet (debriefing).

Fakultetsdirektøren er ansvarlig for etterarbeid og rapportering.

Studenter og ansatte som blir rammet av en alvorlig hendelse, skal ivaretas på en forsvarlig og god måte og følges opp ut fra den enkeltes behov.

Senest to uker etter hendelsen skal alle som har vært mobilisert, delta i en oppsummering. Formålet er å evaluere, identifisere forbedringer og planlegge videre oppfølging.

Etter evalueringen skal det utarbeides en samlet rapport som oversendes universitetsdirektøren og fakultetets hovedverneombud.

En viktig forutsetning for god beredskap er at alle involverte kjenner sine roller og oppgaver i en beredskapssituasjon.

Gjennom øvelser skal fakultetet øve på håndtering av ulike beredskapssituasjoner og finne forbedringspunkter i planverk, verktøy og samhandling.

Øvelser skal gjennomføres jevnlig, og minimum én gang pr. år.

Fakultetets beredskapsplan revideres jevnlig, og minimum årlig. Varslingslister justeres fortløpende ved behov. Fakultetsdirektør er ansvarlig for revisjon og oppdatering.

Ved instituttene/sentrene har instituttleder /senterleder øverste beredskapsansvar, med administrasjonssjef som stedfortreder. I en beredskapssituasjon ved instituttet/senteret må fakultetsdirektør varsles, og fakultetets beredskapsplan vil iverksettes. Instituttleder/senterleder/administrasjonssjef inngår i fakultetets beredskapsgruppe.

Instituttene skal utarbeide egne varslingsrutiner for hendelser som krever lokal beredskap i tillegg til lokal plan for øvelser.