Rutiner ved ansettelse i administrative stillinger
Revidert august 2024.
Hovedinnhold
Steg i prosessen | Ansvarlig |
| Utlysningstekst | |
| Opprett ny sak i Elements. Skjemaet Anmodning om utlysning fylles ut, og legges i saken som N-notat med mottaker 1101 - Det humanistiske fakultet. Utkast til utlysningstekster skal følge N-notatet som vedlegg. | Institutt |
| Maler for utlysningstekster fås hos seksjon for HR og service. | |
| Når utlysningsteksten er godkjent av fakultetet og fagforeningene (tre virkedagers merknadsfrist), publiseres denne elektronisk i Jobbnorge. Stillingen offentliggjøres i NAV og Finn. | Fakultet |
| Dersom det er ønskelig å publisere stillingen i andre kanaler, kan instituttet be om dette i anmodningsskjemaet. Slike annonseutgifter dekkes av instituttet eller prosjektet. | Institutt |
| Behandling av søknader | |
| Søkerne sender søknad, CV og vedlegg elektronisk via Jobbnorge. | Søkerne |
| Bekreftelse på mottatt søknad | |
| Søkerne mottar automatisk en bekreftelse om at søknaden er mottatt. | Jobbnorge |
| Søknad som trekkes før søknadsfristen er gått ut skal fjernes fra datasystemet. Trekk av søknad blir automatisk loggført i Jobbnorge. Dette skal også arkiveres i Elements. Institutt og fakultet holder hverandre oppdatert om eventuelle trekk. | Institutt/fakultet |
| Offentlig søkerliste | |
| Instituttet sender ut offentlig søkerliste til søkerne etter søknadsfristens utløp. Søkerlisten sendes som vedlegg i et brev om videre saksgang. Brevet genereres i Jobbnorge, hvor passende maler for brevoppsettet er tilgjengelig. Offentlig- og utvidet søkerliste skal legges i saken i Elements. | Institutt |
Merk at det finnes tre søkerlister i Jobbnorge:
Søkerne kan i Jobbnorge be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. En slik forespørsel skal vurderes av instituttet. Det må foreligge tungtveiende grunner for et slikt unntak. Hovedregelen er at alle søkere er offentlige. I tvilstilfeller bør instituttet kontakte fakultetet. | |
| Oppnevning av komité | |
| Instituttet oppnevner en komité på minst 3 medlemmer - fortrinnsvis fra instituttet/fakultetet der stillingen er utlyst. En lokal ansatt med arbeidsområde tilsvarende den utlyste stillingen skal delta i komiteen. Instituttet skal foreta en habilitetsvurdering av medlemmene. Instituttet ber fakultetet gi komitémedlemmene tilgang til Jobbnorge. | Institutt |
| Komiteens oppgaver | |
| Komiteen vurderer søknadene og finner de best kvalifiserte, og avgjør hvem som skal innkalles til intervju (brevmaler finnes i Jobbnorge). Dersom noen av de kvalifiserte søkerne oppgir å være funksjonshemmet, har hull i CV eller har innvandrerbakgrunn, skal minst én fra hver av disse gruppene kalles inn til intervju. Nærmeste administrative overordnede (adm.sjef/seksjonsleder) skal være med på intervjuet. Innstillende myndighet bør/kan være med, men da må han/hun delta i alle intervjuene for den aktuelle stillingen. Etter intervjuet innhentes referanser fra dem søkerne har oppgitt. Innhenter man referanser fra andre, skal søkeren orienteres om dette. Deretter utarbeider komiteen forslag til innstilling på grunnlag av utlysningen, søknaden, intervjuet og innhentede referanser. | Institutt |
| Innstilling fra instituttet | |
| Instituttleder skriver innstillingen på bakgrunn av komiteens forslag til innstilling. Vanligvis innstilles 3 rangerte søkere dersom de er fullt kvalifiserte. Merk: På forespørsel kan alle søkerne få opplyst den rangerte innstillingen til stillingen, jfr. forvaltningslovsforskriften § 19. | Institutt |
| Instituttet oversender innstillingen til HR-avdelingen via Elements for behandling i det sentrale ansettelsesrådet og sender kopi til fakultetet. | |
| Ansettelse | |
| Fakultetet underrettes direkte fra HR-avdelingen når ansettelsen er foretatt. Fakultetet ansetter den aktuelle kandidaten og sender kopi av ansettelsesbrevet til instituttet. Ved ansettelse i faste stillinger, åremål eller midlertidige stillinger over 1 år, skal fakultetet sende den nyansatte utdrag av statsansatteloven, fellesbestemmelsene i hovedtariffavtalen, orientering om Statens pensjonskasse og informasjon om kredittkort. | Fakultet |
| Fakultetet orienterer søkerne elektronisk om at ansettelse er foretatt, og avslutter saken i Jobbnorge og Elements. | Fakultet |
| Instituttet, i samarbeid med fakultetet, gjør nødvendige forberedelser for å ta i mot den nyansatte arbeidstakeren. Ved ansettelse av utenlandske arbeidstakere må nødvendige søknader om skattekort og oppholdstillatelse være på plass. Internasjonalt senter UiB gir praktisk informasjon og råd knyttet til mottak og oppfølging av utenlandske arbeidstakere. | Institutt |
| Denne rutinen er i samsvar med UiB sin regelsamling del 3 - Personal og HMS, og HF sine hjemmesider. |
14.08.2024