Studentrepresentasjon og fagutvalg
Studentorganisasjoner og fagutvalg gjør en viktig jobb for at du skal trives som student, både faglig og sosialt. Her finner du informasjon om studentorganisasjoner og fagutvalg ved LLE.
Hovedinnhold
Det er viktig at studentene er representerte i råd og utvalg ved LLE for å få sin stemme hørt på alle nivåer ved instituttet. Studentrepresentantene velges av og er tilknyttet studentdrevne fagutvalg og Instituttutvalget ved LLE.
Studentrepresentanter i råd og utvalg
Det er hovedsakelig tre demokratiske utvalg ved instituttet som skal ha minimum 20 prosent studentrepresentasjon: Programstyret på fagnivå, som skal ha en til to studentrepresentanter, som normalt velges av fagutvalget; Utvalg for undervisning og internasjonalisering (UUI) og Instituttrådet (IR) på instituttnivå, som hver skal ha tre studentrepresentanter, som normalt velges av Instituttutvalget ved LLE.
Fagutvalgene og Instituttutvalget ved LLE
Alle fagmiljøer ved LLE bør ha studentrepresentasjon i form av et fagutvalg. Fagutvalgene samarbeider i et felles instituttutvalg for hele instituttet. Instituttutvalget ved LLE fungerer som et fagutvalg på instituttnivå og består av representanter fra hvert fagutvalg ved instituttet.
Både fagutvalg og Instituttutvalget ved LLE velges og drives for og av studentene etter studentenes initiativ, kapasitet og ønsker. Hyppighet og størrelse på arrangementer og møter fagutvalget og Instituttvalget ved LLE avholder, kan og vil variere etter hvert utvalgs kapasitet til enhver tid.
Utover studentrepresentantene i programstyrene, UUI og IR, er det viktig at det finnes en leder av Instituttutvalget ved LLE og hvert fagutvalg, og masterlesesalsansvarlige til de tre lesesalene LLE disponerer. Fagutvalgene og Instituttutvalget ved LLE oppretter og tilpasser ellers sine verv etter behov og kapasitet. Én person kan inneha flere verv.
Instituttet har en fagutvalgskoordinator som hjelper studentene med spørsmål om drift og økonomi.
Instituttet arrangerer normalt en fagutvalgsfrokost i begynnelsen av hvert semester (februar om våren og september om høsten) hvor alle studenter som er med i, eller interessert i å være med i, fagutvalg inviteres. Dette er en anledning til å legge fram aktuelle saker og arrangementer for det kommende semesteret. Her svarer også representanter fra instituttet på eventuelle spørsmål man måtte ha rundt det å være studentrepresentanter og å drive fagutvalg ved LLE. Ta kontakt med fagutvalgskoordinator ved spørsmål om fagutvalgsfrokosten.
Kort om fagutvalg ved LLE
- Hvert fagutvalg velger inntil to representanter til Instituttutvalget ved LLE
- Hvert fagutvalg velger en til to representanter til programstyret ved sitt fag, antallet avhenger av styrets størrelse
- Fagutvalget ved digital kultur, nordisk og allmenn litteraturvitenskap velger normalt en masterlesesalsansvarlig hver
Fagutvalget
- tar vare på interessene til studentene ved faget
- tar opp eventuelle saker tilknyttet eksamen, pensum, undervisning, og lignende direkte med studiekonsulenten ved faget og/eller fagkoordinator, eller i Instituttutvalget ved LLE
- er bindeleddet mellom studentene ved faget og Instituttutvalget ved LLE, administrasjonen og programstyret
- fremmer faglig-sosial aktivitet ved faget ved å for eksempel arrangere:
- allmøte for studentene ved faget for å velge fagutvalgets representanter og verv
- møter for fagutvalget for å planlegge semesteret og arrangementer
- fagkritisk dag
- faglige arrangementer med aktuelle, inviterte foredragsholdere eller debattanter (f. eks. faglunsjer eller kveldsarrangementer
- filmvisninger, sosiale sammenkomster, quizer, etc.
Kort om Instituttutvalget ved LLE
- Instituttutvalget velger tre studentrepresentanter til hhv. UUI og Instituttrådet
Instituttutvalget (IU)
- er det øverste studentutvalget på instituttnivå ved LLE
- opererer i stor grad som et fagutvalg på instituttnivå
- er en samlet stemme for alle studentene ved LLE til administrasjon og ledelse
- arbeider for økt samarbeid mellom fagene ved instituttet
- fungerer rådgivende for fagutvalgene
- håndterer eller videreformidler saker som er for store for fagutvalget, eller som tilhører instituttnivå
- fordeler økonomiske midler til fagutvalgene og setter søknadsfrister for økonomisk støtte til arrangementer for studentene
- avholder sosiale arrangementer for alle fag ved instituttet
Kort om råd og utvalg ved LLE
Programstyret ved hvert fag har ansvar for studieprogrammets oppbygging, pensum, eksamen, undervisning og andre saker på fagnivå. Programstyret består av fagkoordinator, ansatte og studenter ved faget.
Utvalg for undervisning og internasjonalisering (UUI) arbeider for å oppfylle de langsiktige, strategiske målene for undervisning og internasjonalisering på LLE. Utvalget har et overordnet blikk på studie- og emneplaner, emne- og programevalueringer, og bruken av tilgjengelige undervisningsressurser på instituttet. UUI består av undervisningskoordinator, fagkoordinatorer og programstyreledere fra de ulike fagmiljøene.
Instituttrådet (IR) er det øverste representative organet ved LLE. Rådet gjør vedtak for instituttet på viktige saksfelt, gir råd til instituttlederen og virker ellers som et kontakt- og kommunikasjonsorgan for alle faggrupper og stillingskategorier ved instituttet, medregnet studentene.
Eksempler på ulike verv i fagutvalg
Leder kaller inn til møter i fagutvalget, lager sakslister og er møteleder. Leder har ansvar for kommunikasjon fra fagutvalgets e-post, så sant intet annet er avtalt. Leder bør holdes orientert om eventuelle saker studentene ønsker å ta opp med fagmiljøet eller administrasjonen slik at hen kan ta dem opp på fagutvalgsmøter. Leder har ansvar for å søke om økonomisk støtte til arrangementer. Det er fordelaktig at leder av fagutvalget sitter i programstyret og Instituttutvalget ved LLE.
Masterlesesalsansvarlig er ansvarlig for alle forhold ved masterlesesalen og samarbeider med Humanistisk studentutvalg (HSU) om tildeling av lesesalsplasser. LLE disponerer tre lesesaler som hver har én studentvalgt masterlesesalsansvarlig. Disse tre masterlesesalsansvarlige utnevnes normalt av hhv. fagutvalget for digital kultur (rom 304c, Sydneshaugen skole), nordisk (rom 400, HF-bygget) og allmenn litteraturvitenskap (rom 300, HF-bygget).
Nestleder er leders stedfortreder og fører gjerne referat fra møter.
Økonomiansvarlig kan ha ansvar for å søke om økonomisk støtte til arrangementer, sette opp budsjett og eventuelt passe på at fagutvalgsmedlemmer får refundert sine utgifter.
Arrangementsansvarlig delegerer eller gjennomfører oppgaver som bestilling av lokaler, avtaler med foredragsholdere eller andre deltakere, innkjøp av mat, etc.
PR-ansvarlig oppdaterer fagutvalgets kanaler (f.eks. plakater, Facebook eller blogg) med informasjon til studenter og ansatte, og kontakter studiekonsulent om å videreformidle beskjeder i MittUiB.
Økonomisk støtte til studentarrangementer
Instituttet har normalt en egen post på sitt budsjett med avsatte midler til fagutvalgenes arrangementer, møter og lignende.
Slik går du fram for å få økonomisk støtte til ditt fagutvalgs aktiviteter
- Hvert fagutvalg må sette opp budsjett og få dette godkjent før de bruker av de avsatte midlene.
- Det er ofte økonomiansvarlig eller leder som har ansvar for å sette opp budsjett. Hvem som har dette ansvaret, er opp til hvert enkelt fagutvalg.
- Budsjettet skal inneholde et reelt kostnadsoverslag og forklaring av hvordan midlene skal brukes.
- Budsjettet bør gjelde for et helt semester.
- Man kan unntaksvis sende inn søknader om økonomisk støtte fortløpende i løpet av semesteret, i god tid før et spesifikt arrangement.
- Instituttet dekker ikke utgifter til alkohol.
- Fagutvalgets budsjett og en eventuell kort søknadstekst sendes til Instituttutvalget ved LLE (IU), iu.lle@uib.no, før 1. oktober på høsten og før 1. mars om våren.
- IU behandler søknadene/godkjenner budsjettene fra fagutvalgene, og sørger for at de avsatte midlene fra instituttet fordeles rettferdig mellom fagutvalgene.
- Fordi fagutvalgenes størrelse og aktivitet varierer fra år til år er det begrunnelsen i søknaden som ligger til grunn for tildeling av støtte, og ikke en fast sum.
- Etter behandling/godkjenning av fagutvalgenes budsjetter, setter IU opp et samlet budsjett for alle de aktive fagutvalgene og instituttutvalget hvert semester.
- Det samlede budsjettet sendes til fagutvalgskoordinator ved instituttet, sissel-karin.leknes@uib.no, for endelig godkjenning.
- Etter søknaden er endelig godkjent kan fagutvalget bestille det de har fått tildelt støtte til.
Eksempel budsjett:
Fagutvalg | Beskrivelse | Kostnad |
Kunsthistorie | Faglunsj x2 – Fruktfat fra Sammen | kr 600,00 |
| Filmvisning x2 - Pizza og brus fra Peppes | kr 2 300,00 |
| Juleavslutning – Mat fra Sammen | kr 1 500,00 |
Sum |
| kr 5 000,00 |
Når budsjettet er godkjent og man skal bestille varer
- En representant fra fagutvalget (leder, arrangementsansvarlig, e.l.) sender oversikt over hva som skal bestilles av gaver, premier, varer, mat, drikke, o.l.
- Man bruker bestillingssystemet til UiB: Bestille vare/tjeneste (HF) - UiBhjelp (Bestillingskjemaet finnes også ved å logge inn på https://hjelp.uib.no/ --> "Bestille noe?" --> "Bestille vare/tjeneste" --> "Bestille vare/tjeneste (HF)".
- I bestillingsskjemaet må følgende punkter fylles ut:
- Koststed: HF-LLE
- Delprosjektnummer og -navn: 100156103 Fagutvalgene LLE
- Skriv hvilket fagutvalg som bestiller, hvilket arrangement dere bestiller til og hva dere ønsker. Vær så spesifikk som dere kan i antall deltakere dere bestiller til, hvem som er mottaker av gaver eller premier, hvor mye dere trenger av for mat, og hvor mye som ev. skal være glutenfritt, vegetar, vegansk, osv.
- Send gjerne bestilling ca. to uker på forhånd eller så snart som mulig.
Eksempel bestilling:
- Hva ønsker du å bestille*: Frukfat og kaffe/te til 25 personer.
- Ønsket leverandør: Sammen Catering
- Leveringsadresse (ved varebestilling): Seminarrom K, Sydneshaugen skole
- Dato og tidspunkt for levering (ved for eksempel bevertning): 01.11.24, kl. 11:15
- Formål, anledning eller begrunnelse: Faglunsj ved fagutvalg for kunsthistorie
- Koststed*: HF-LLE
- Delprosjektnummer og -navn*: 100156103 Fagutvalgene LLE
OBS: Det er kun unntaksvis og etter avtale man får legge ut egne penger for deretter å få tilbakebetalt fra instituttet. Vanligvis skal alt gå gjennom bestillingssystemet. Da kan bestiller og fagutvalgsrepresentant avtale refusjon av utlegg. Hvis man inngår avtale om refusjon, vil man få detaljert instruks om hvordan dette gjøres. Instituttet ønsker i utgangspunktet ikke at studentene legger ut av sine egne penger, til felles arrangementer. Ta kontakt med fagutvalgskontakt ved instituttet for spørsmål om dette.