Praktiske rutiner ved avslutningen av doktorgradsarbeidet

Før innlevering - tekstgjenkjenningskontroll

Sammendraget (kappen) til alle ph.d.-arbeider kjøres gjennom tekstgjenkjenningsprogrammet Ouriginal. Med sammendraget menes introduksjonen til de publiserte artiklene. Dersom kandidaten har skrevet en monografi, skal hele avhandlingen kjøres gjennom programmet.

Programmet er til hjelp for å finne tekstlikhet, slik at man blant annet kan sjekke om sitater er tilstrekkelig referert. Ouriginal sjekk gjennomføres ved kandidatens institutt i forkant av planlagt innlevering. Ouriginalrapporten skal gjennomgås av kandidat og veileder før søknad om innlevering sendes videre til fakultetet. Ouriginal sjekken vil ikke nødvendigvis fange opp alle kilder, og erstatter ikke kandidatens selvstendige ansvar for god kildebruk.

Dr.philos.-avhandlinger: alle avhandlinger som leveres til vurdering for en dr.philos.-grad ved fakultetet vil bli kjørt igjennom Ouriginal etter innlevering. Ouriginalrapporten vil bli oversendt bedømmelseskomitéen i forbindelse med vurdering av avhandlingen.

Innlevering av avhandlingen

Kandidaten leverer avhandlingen til fakultetet elektronisk via e-post til post@psyfa.uib.no. Avhandlingen skal ha format iht. godkjent mal, og sendes inn i en samlet pdf-fil.  Instituttet er ansvarlig for å kvalitetssikre søknad om innlevering før denne oversendes til fakultetet.

Følgende vedlegg sendes inn sammen med avhandlingen:

• Søknad om innlevering av doktorgradsarbeid. I skjemaet må man oppgi følgende: kontaktinformasjon, navn på oppnevnt(e) veileder(e), om opplæringsdelen er godkjent, om avhandlingen leveres inn til bedømmelse for første eller andre gang, bekreftelse om at avhandlingen ikke er levert inn til bedømmelse ved annen institusjon, og instituttets forslag til bedømmelseskomité. Instituttleder signerer side 2 i skjemaet.
• Egenerklæringer vdr. habilitet fra foreslåtte opponenter (innhentes av instituttet).
• Medforfattererklæring(er), dersom avhandlingen omfatter fellesarbeid. Signeres av hovedveileder og kandidat.
• Dokumentasjon av eventuelle nødvendige tillatelser, som etiske avklaringer o.l. (hvis disse ikke er inkludert i avhandlingen)

Avhandlingen sendes inn når nevnte vedlegg er fullstendig utfylt og signert. Det er viktig at kandidaten tar kontakt med sitt institutt i god tid før innlevering for å unngå forsinkelser.

Søknadsskjema og erklæringsskjema finner man her.

Doktoranden underrettes om sammensetting av bedømmelseskomiteen i form av kopi av oppnevningsbrevet til komiteens medlemmer. Så snart komiteens innstilling foreligger, sendes kopi til doktoranden, som innen en oppgitt frist kan gi merknader til innstillingen.

Bedømmelse

Bedømmelseskomite oppnevnes av styret ved Det psykologiske fakultet. Avhandlingen oversendes den oppnevnte bedømmelseskomite for vurdering. Bedømmelseskomiteen avgir begrunnet innstilling om avhandlingen til fakultetet. Fakultetet sender innstillingen til doktoranden for evt. merknader.

Trykking

Universitetet i Bergen har inngått en avtale med Skipnes Kommunikasjon for trykking av avhandlingen og tildeling av ISBN-nummer. Trykking bestilles etter at bedømmelseskomitéen har godkjent avhandlingen, og gjøres ved å laste opp avhandlingen i Avhandlingsportalen. Avhandlingen trykkes opp i standard format og bakerst i avhandlingen legges inn ajourført liste over tidligere doktorgrader ved fakultetet. Ved bestilling er det svært viktig at ordrebekreftelsen straks oversendes til instituttet (produksjon av avhandlingen blir ikke iverksatt før instituttet har bekreftet bestillingen i sitt bestillersystem). I henhold til avtalen sørger Skipnes for at det riktige antall eksemplarer avleveres til Nasjonalbiblioteket og til Universitetsbiblioteket. Ansvar for at avhandlingen blir tilgjengelig ved selve disputasen ligger hos doktoranden selv. Skipnes er lokalisert i Trondheim, så det må påregnes litt ekstra tid til sending. Doktoranden må også sørge for at ett eksemplar av avhandlingen leveres til fakultetssekretariatet.

Mer informasjon om trykking og publisering av doktorgradsarbeid i Avhandlingsportalen finner man her:

• Trykking og publisering ved UiB

Pressemelding

I avhandlingsportalen leverer du din pressemelding til UiB sine nettsider over nye doktorgrader, i tillegg til data til kalenderoppføring for disputas og prøveforelesning på uib.no.

Tre uker før disputasen sender du utkast til pressemelding til fakultetets kontaktperson. Pressemeldingen skal utformes i samsvar med fastsatte retningslinjer. Du får tilsendt detaljert informasjon om frister, foto til pressemelding og avlevering av avhandling av fakultetet ved positiv innstilling.

For å kunne gjennomføre leveringen trenger du følgende informasjon:

• En pressemelding på norsk som er godkjent av fakultetet 
• En kort og fengende tittel som fanger det sentrale ved avhandlingen
• Kort tekst om personalia 
• Din kontaktinformasjon (e-post og eventuelt telefonnummer)  
• Et pressebilde av deg som kan tilgjengeliggjøres på uib.no, med informasjon om hvem som har opphavsrett til bilde (fotograf) 
• Tid og sted for disputas
• Tittel, tid og sted for prøveforelesning (ikke obligatorisk)

Skjemaet overfører også data til kalenderoppføringer på uib.no for din disputas og prøveforelesning.

Sjekkliste ved disputas

• Prøveforelesning og disputas avholdes som hovedregel i UiB lokaler.

• Til disputasen må doktoranden selv sørge for at avhandlingen er tilgjengelig i lokalet.

• Oppgitt emne blir meddelt 10 virkedager før disputasen.

• Kunngjøring/oppslag blir sendt ut fra fakultetssekretariatet ca. en uke før disputas.

• Eventuell disputasmiddag er et privat anliggende for doktoranden. Dersom det arrangeres disputasmiddag, er det imidlertid vanlig å invitere den sakkyndige komiteens medlemmer, veiledere og leder av disputasen.