Nyttig å vite for ansatte

Nyttig informasjon for ansatte generelt finner du i medarbeiderhåndboken og på ansattesidene til UiB.

Forpliktelser overfor senteret

Ansatte ved sentrene forventes å være til stede på faste møter og seminarer. Ansatte oppfordres også til å holde interne og/eller åpne seminar ved senteret.

Tilgang og brukerkonto

Nøkkelkortet fungerer også som lånekort ved Universitetsbiblioteket og til utskrift og kopiering på fellesskrivere. Spør administrasjonen for hjelp til å ordne med brukerkonto og e-postadresse ved senteret. Alle ansatte ved UiB må ha en brukerkonto for tilgang til UiBs IT-tjenester. Brukerkontoen gir tilgang til e-post, lagring, utskrift, hjemmesider, tilgang til internett, samt flere andre IT-tjenester. 

Problemer med passordet ditt? Dersom du har en aktivert konto skal du kunne endre det selv på passord.uib.no.

IT-hjelp

Ved behov for brukerstøtte kan du ta kontakt med BRITA på tlf. 8 4700 eller UIBHjelp.

Lønn

Lønn utbetales den 12. i hver måned, og ved oppstart den 1. vil man få lønn samme måned.

DFØs selvbetjeningsportal og app skal brukes til registrering av tid, reiseregninger, utgiftrefusjon, permisjonssøknader, feriesøknader osv.

Mobilapp

Last ned appen ‘DFØ selvbetjening’ fra AppStore eller Google Play til mobilen din. Brukerveiledning for DFØ appen (dfo.no)

Nettløsning

Du logger deg inn i selvbetjeningsportalen her. Brukerveiledning for selvbetjeningsportalen (dfo.no)

Mer informasjon om både portal og appen finner du her. Her finner du også brukerveiledninger for de ulike tjenestene i app og portal.

Trenger du hjelp, eller har spørsmål, kontakt brukerstøtte i UiBhjelp. Du kan også ta kontakt med Heidi.Thorbjornsen@uib.no hvis du trenger hjelp med skjemaene. 

Har du tekniske spørsmål knyttet til selvbetjeningsportalen og app, kontakt DFØ (08.00-15.45) E-post: lonn@dfo.no, telefon: 40 63 40 21

Sykefravær

Sykefravær (både p.g.a. egen sykdom og barns sykdom) må meldes til Tone Lund-Olsen så snart som mulig. Ved kortere sykefravær opp til åtte dager sammenhengende kan en bruke egenmelding. Alle ansatte skal registerere egenmeldt fravær i selvbetjenningsportalen.

UiB er en inkluderende arbeidslivsbedrift. Det betyr at arbeidstaker har 24 egenmeldingsdager innenfor en 12 måneders periode. Egenmelding kan brukes inntil åtte kalenderdager sammenhengende, men etter dette må du ha sykemelding fra lege. Sykemeldingen sendes elektronisk av legen til din konto på nav.no og du må selv signere på denne for at denne skal oversendes til arbeidsgiver. Arbeidstakere har rett til inntil 10 dager fri med lønn hvert kalenderår, for å ha omsorg for syke barn under 12 år (15 dager dersom du har omsorg for tre eller flere barn).

Dersom du er eller blir sykemeldt i mer enn to uker, bør du avtale en samtale med nærmeste leder, administrasjonssjef eller senterleder. Det er pålagt med en samtale inne seks uker i sykemeldingen, som skal følges opp med en oppfølgingsavtale.

Ferie

Alle må søke om ferieperiode i selvbetjeningsportalen. Her kan også alle sjekke status for sine feriedager.

Hovedferien ved SVT skal hvert år avvikles i perioden 13. juni (uken 24)–14. august (slutten av uken 32), og alle må innen 1. mai søke om hovedferieperiode. Normalt skal all ferie avvikles innen utgangen av året. All restferie som skal avvikles utenom ordinær ferietid må avtales i god tid med instituttleder før søknad legges i selvbetjeningsportalen. Søknad om overføring av eventuelle ubrukte feriedager fra ett år til neste eller forskottering av ferie gjøres også i Personalportalen.

Alle ansatte ved UiB har rett til ferie i 5 uker (25 arbeidsdager), og fra det året vi fyller 60 år har vi rett til en uke (5 arbeidsdager) ekstra ferie (og året man fyller 62 år får man 2 uker senior-dager). Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikt til å sørge for at ferie blir avviklet.

Arbeidstakere som har jobbet i deler av året eller i ulik stillingsprosent foregående år (opptjeningsåret) har også rett til full ferie, men da uten lønn for ferie ut over opptjente dager. Opphører arbeidsforholdet, skal opptjente feriepenger utbetales dersom ikke arbeidstaker kan ta ut ferie før sluttidspunktet. Ved fastsatt dato for opphør av arbeidsforholdet (tidsbestemt midlertidig tilsettingsforhold eller avgang ved aldersgrense) skal det normalt ikke overføres restferie til siste arbeidsår.

Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes ved spørsmål rundt ferieavvikling.

Permisjoner

Dersom du ønsker å søke permisjon, må du gjøre dette i selvbetjeningsportalen i forkant. Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes dersom du har spørsmål om permisjoner (for eksempel fødselspermisjon/farspermisjon, tilvenning av barn i barnehage, flyttedag osv.). Andre permisjoner enn de som kan velges i Personalportalen må avklares med instituttledelsen.

Tilstedeværelse

Forskningsaktiviteter som krever fravær fra arbeidsplassen må planlegges slik at det ikke kolliderer med semesterstart (alltid i uke 2 og 33) eller eksamensperioden.

Fravær og varsling

Ved planlagt fravær fra arbeidsplassen (ferie, reise osv.) må du huske å legge inn fraværsmelding på din PC/Mac for e-posten din (Out of office), slik at alle får melding om når du er tilbake på arbeidsplassen.

Personside på uib.no

Alle ansatte har sin egen personside ved UiB som fungerer som et digitalt visittkort. Denne siden dukker høyt opp i nettsøk, og det er denne siden kollegaer, eksterne og media bruker for å få kontakt med deg. Du bør derfor oppdatere siden med kort info om deg selv, profilbilde og informasjon om fagområde, publikasjoner og forskningsprosjektet ditt. Se informasjon om hvordan du gjør dette her. Har  du spørsmål? Kontakt Kamilla Stølen.

Post/rekvisita

Alle ansatte har sin egen posthylle i 1. etasje. I denne etasjen finner du også rekvisita. Ta kontakt med innkjøpsansvarlig dersom du savner noe.

HMS

Idunn Tandstad er hovedverneombud for senteret. Mer informasjon om helse, miljø og sikkerhet ved SVT finner du her.

Dersom du har spesielle ergonomiske behov for arbeidsplassen din kan du ta kontakt med Idunn.

Sikkerhet/nødtilfeller

Vakthold og sikring | HMS-portalen | UiB

Om du mistenker at uvedkommede har kommet seg inn i bygningen, ring Securitas: 55 58 80 81. Ring også til Tone Lund-Olsen og informer henne om hva som skjedde: 416 49 259.

Om det er fare for liv, helse og sikkerhet, ring alltid nødnummeret først:

110: Brann

112: Politi

113: Ambulanse

Driftsmidler for stipendiater og postdoktorer

Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år, og det fjerde året vil restmidler etter avtale bli overført.

Budsjett driftsmidler

Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen. Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatter, osv.

Dine private driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål. Budsjett vil bli formidlet årlig.

Bestilling

Fra 02.01.23 startet bruken av UiBHjelp som innmeldingsportal ved behov for bestilling av varer eller tjenester.

For å melde inn behov, gå inn på skjema i UiBHjelp (hurtigtilgang). Skjema ligger under ansattsidene  ->  UiBHjelp  -> Logg på selvbetjeningsportalen  -> Bestille noe  -> Bestille vare/tjeneste  -> Bestille vare/tjeneste (HF-pilot*). Aktuelle delprosjektnummer kan du finne i økonomirapporten som sendes til staben en gang i måneden.

Merk at UiB har innkjøpsordninger og avtaler med leverandører som vi er forpliktet til å bruke. Se oversikten på siden Bestilling på rammeavtale. Det er viktig at kjøpet skal være godkjent på forhånd av Tone, og at en må ta kontakt og lage avtale med Tone før fakturering. Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Silje.

Innkjøps- og bestillingsrutiner for bøker

Innkjøpsbehov som ønskes dekket av senterets fellesmidler skal godkjennes av administrasjonssjef Tone Lund-Olsen. Alle bestillinger som skal dekkes av ulike UiB-midler, skal alltid gå via bestillingsskjemaet i UiBHjelp. Dette gjelder også bøker, med unntak av bøker som kan bestilles på Amazon e.l., e-bøker og samt bøker som kjøpes på antikvariat og i utlandet. Vi kan ikke bestille e-bøker. Utgiftene blir da refundert i etterkant. I henhold til UiBs reglement er det ikke mulig å gjøre innkjøp på Akademika på egen hånd, og få utgiftene dekket av UiB-midler i etterkant, men dette ikke gjelder faglig ansattes bokkjøp på nettet (som de fleste benytter seg av), bare fysisk kjøp på Akademika. 

Vennligst legg lenker til bøkene du ønsker fra Akademika inn i bestillingsskjemaet. Husk ISBN13-nummer.

Innkjøp av litteratur som skal brukes i undervisningsøyemed, skal avklares med undervisningskoordinator.

Datamaskin/iPad

Sentrene dekker innkjøpet. Administrasjonen er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen. 

Kredittkort

Det anbefales at den ansatte søker om UiB-kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkort, får man også en reiseforsikring inkludert. Kredittkort erstatter forskuddsordningen.

Man kan søke på kredittkort som UiB-ansatt. Gebyr, rente og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB. Mange velger å betale kun minimumssummen hver måned og ber om refusjon av rente, osv. på sluttoppgjøret - det er beste for din økonomi. Husk at kredittkort er KUN til tjenestereise ved UiB.

Reiser

Ansatte bestiller og legger ut for alle reiseutlegg selv, som fly, tog, hotell, konferanse avgift, osv. Flybillettene og hoteller må bestilles direkte hos Berg-Hansen. Unntaket er for gruppereiser for 10 eller fleire personer og hotell og reiser for inviterte gjester som kommer til Norge - disse må gjørest av bestiller (bruk bestillingsskjemaet til dette). NB: Bestiller kan ikke booke tog, ferje eller hotell i utlandet for gjester. For mer informasjon om reiser og kredittkort: Reise | Ansattsider | UiB.

Reiseregning og utleggsrefusjoner

Alle ansatte skal bruke Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen til å registrere reiseregninger og utleggsrefusjoner. Mer informasjon om løsningene og lenker til opplæringsvideoer finnes her: Selvbetjeningsportalen | Ansattsider | UiB. Den ansatte skal selv bestille reise/opphold og sende inn en reiseregning med alle kostnader og kvitteringer for reisen. Vær nøye med å beskrive formålet/begrunnelsen for reiseregning/utleggsrefusjon.

Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. Spør Tone om dette. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.

Skal du på forskningsreise med varighet over 28 dager? Da skal det ikke sendes ordinær reiseregning, men et forskningsoppgjør. Ta kontakt med økonomiseksjonen i forkant av reisen for rådgivning! 

 På reiseregning eller utleggsrefusjon er det viktig at innsender selv fyller inn korrekt kontering i steget kostnadsfordeling. Velg først Annen. Da vises konteringsfeltene og det er to felt man skal sjekke for at kostnader skal bli belastet på rett sted:  

• Kostnadssted er enheten som skal belastes. Her vil din egen enhet ligge som default og skal kun endres i tilfeller hvor andre enheter skal dekke reiseregning/refusjon. For eksterne må koststedskoden (8 siffer, f.eks. 11750000) oppgis og legges inn.   
• Arbeidsordre (K7) er delprosjekt som skal dekke kostnaden. Delprosjektnummer (9 siffer, f.eks 100152103) legges inn og man velger alternativet som dukker opp i feltet. Et eksempel på korrekt bilde for en kostnad som skal på Senterleders midler vises under:  

Foto/ill.:

DFØ

Eksterne som skal sende en reiseregning eller utleggsrefusjon skal benytte selvbetjeningsløsningen «BetalMeg»: Betalmeg | Ansattsider | UiB. Timelønnede og personer med oppdragskontrakt hos UiB skal bruke Selvbetjeningsportalen da de allerede er registrert i systemet og trenger dermed ikke ny tilgang.  

For å kunne bruke løsningen BetalMeg eller DFØ-app, må instituttet hjelpe med å gi ekstern bruker tilgang. De som skal bruke BetalMeg må være registrert i det nye lønnssystemet SAP. Instituttet må sende inn følgende informasjon på vegne av ekstern bruker: privat e-postadresse, mobilnummer med korrekt retningsnummer, navn, kontonummer, fødsels- og personnr., adresse og kontering på hvor kostnaden skal belastes for den eksterne. Hvis personen er utenlandsk, må det også sendes inn bilde av pass. Denne informasjonen sendes via UiB Hjelp til gruppen: Lønn. Ekstern bruker vil da motta en e-post med informasjon om tilgang, og logger så videre på via ID-Porten.  

Under finner du en liste over interne, lokale, nasjonale og internasjonale finansieringskilder. Gi beskjed til Kamilla dersom du kommer over lenker som ikke lenger funker og/eller mener at listen under mangler relevante finansieringskilder. Andre relevante utlysninger uten permanente nettsider blir sendt ut via stabs-eposten når de blir annonserte.

• Dersom du planlegger å søke på eksterne midler, fyll ut dette skjemaet og send inn. Ved spørsmål, kontakt Kamilla/din senterleder.
• Søknadsstøtte for forskning ved HF
• Les om UiBs støtteapparat for søknader om eksternfinansierte midler her.
• Trenger du hjelp til å sette opp budsjett for søknaden din? Se her.
• Nyttig side om roller og rutiner tilknyttet prosjektøkonmi: Prosjektidé til prosjektavslutning.
• Søker du på en utlysning innenfor Horisont Europa/annen europeisk utlysning? I så fall må du fylle ut skjemaet under Dokumenter og få det signert av din senterleder, som også må fylle ut Assessment of academic interest. Send skjemaet til boa-hf@uib.no med Kamilla og din senterleder på kopi.

Interne og lokale:

• Trond Mohn Stiftelse
• SPIRE-midler
• Meltzerfondet
• Bergen Universitetsfond
• Olsens legat
• Momentum - karriereutviklingsprogram
• Ph.d.-kandidater på SV-fakultetet kan søke om støtte til utenlandsopphold
• Akademiaavtalen
• UiB idé
• UH-Nett Vest

Økonomisk støtte til EU-søknader:

• PES- og POS-midler

Nasjonale:

• Forskningsrådet
• EURAXESS Norway
• Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-DIR)
• NORHED (nye utlysninger kommer bare hvert 6. år - sist utlysning var i 2021)
• UNIFOR - Fritjof Nansens Fond for Videnskabens Fremme
• UNIFOR - Norske kvinnelige akademikeres stipendiefond til Ellen Gleditsch' Minne (neste utlysning forventet i 2025)
• UNIFOR - generell oversikt over utlysinger (de fleste er rettet mot ansatte ved UiO, men det kan dukke opp relevante utlysinger for andre også)
• Det Kongelige Norske Videnskabers Selskab (DKNVS)
• Stiftelsen Dam
• Young CAS Grant
• Fulbright for forskere
• Det norske universitetssenter i Paris

Internasjonale:

• Nordforsk
• Horizon Europe
• UKRI (UK Research and Innovation - fra 3. november 2022 kan norske forskere søke på britiske utlysninger gjennom Money Follows Cooperation-modellen. I tillegg til Storbritannia fins det avtaler med Sør-Korea, Sveits, Nederland, Japan og Finland.
• COST - European Cooperation in Science & Technology
• HERA - Humanities in the European Research Area
• Peder Sather Grant

Tones, Siljes, Kamillas, og Idunns oppgaver ved SVT og SKOK

De ansatte i administrasjonen har følgende funksjoner og oppgaver:

Tone Lund-Olsen er administrasjonssjef og er ansatt i 100 % stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

• Overordnet ansvar for drift og administrasjon
• Ansettelser, personalsaker
• Økonomi og budsjettansvar
• Ha oversikt over ulike finansieringskilder og assistere ved søknadsskriving

Silje Mari Mo er seniorkonsulent og er ansatt i 60 % stilling. Silje har ansvar for følgende oppgaver:

• Bestilling, varemottak og fakturakontroll
• Ekspedisjon, post, arkiv og bibliotekkontakt
• Mottak av nyansatte og gjester
• Arrangementstøtte: inkluderer ansvar for bestilling av bevertning, møtelokale, og overnatting for kurs, konferanser og seminarer
• Ansvarlig for rombestilling, telefoni og adgangskort
• Planlegging og gjennomføring av miljøskapende aktiviteter for ansatte og studenter
• Deltakelse i faglig-administrative nettverk

Kamilla Stølen er rådgiver for forsking og formidling og er ansatt i 100 % stilling. Hun har ansvar for følgende oppgaver:

• Nettsider
• Assistanse ved eksterne søknadsprosesser 
• Hjelpe i forbindelse med formidling og mediekontakt
• Assistanse i forbindelse med konferanser, seminarer og andre arrangementer
• Andre administrative oppgaver

Idunn Tandstad er seniorkonsulent med ansvar for studieadministrasjon og forskerutdanning og er ansatt i 100 % stilling. Idunn har ansvar for følgende oppgaver:

• Studieveiledning
• Studieadministrasjon på masternivå (rekruttering, studiekvalitet, eksamen, studieplanendringer, internasjonalisering)
• Administrasjon av forskerutdanning
• Nettsider
• PhD-koordinering

Mari-Kristine Morberg er seniorkonsulent med ansvar for bachelorutdanning og er ansatt i 60 % stilling. Mari-Kristine har ansvar for følgende oppgaver:

• Studieadministrativ oppfølging av Dannelsesemnene
• Studieveiledning
• Saksbehandling i studierelaterte saker
• Timeplanlegging og eksamensadministrasjon
• Informasjons- og formidlingsarbeid
• Internasjonalisering og studentmobilitet
• Deltakelse i utvikling av emnene
• Deltakelse i studieadministrative nettverk

Jobbnorge: Ledige stillinger i Norge. 

Euraxess: Researchers in motion. Finn ledige forskerstillinger i hele Europa