Tilganger, organisasjonsendringer og budsjettdisponeringsmyndighet

Tilgang til økonomi- og lønnssystemene

Alle ansatte får automatisk tilgang til selvbetjeningsportalen for å registrere blant annet tid, ferie og fravær for seg selv. 

For ansatte som skal ha en fagbrukerrolle i økonomiprosessene eller lønnsprosessene ved UiB må det søkes om tilgang.

Tilgang blir gitt basert på den eller de roller den ansatte skal utføre. Fyll ut dette skjemaet for å søke om tilgang til økonomisystemet (Unit4 ERP) og datavarehusrapporter (Tableau). Skjemaet er tilgjengelig når man er koblet til UiB-nett. Det ligger en kort veiledning for de ulike rollene i skjemaet. Utfylt skjema sendes til økonomiavdelingen via UiBhjelp.

Tilgang til omposteringsløsningen for regnskapsbilag betinger at man har rollen 'Bilagsbehandler' i Unit4 ERP.

Send inn sak i UiBhjelp for å søke om fagbrukerroller i lønnssystemet.

Tilgang for lederroller er beskrevet nedenfor under budsjettdisponeringsmyndighet. 

Organisasjonsendringer

I økonomi- og lønnssystemene lagres organisasjonsstruktur og kostnadsstedsstruktur med koder og beskrivelser. De ansatte kobles til en organisasjonsenhet og et kostnadssted. Dersom en enhet ønsker å gjøre endringer i organisasjonsstruktur og/eller kostnadssteder meldes dette inn til økonomiavdelingen via sak i UiBhjelp. Dere vil da få veiledning og hjelp til å gjennomføre endringene teknisk i systemene. 

Budsjettdisponeringsmyndighet og lederroller

I Regelsamlingens Utfyllende retningslinjer for budsjettdisponeringsmyndighet ved UiB fastsettes det hvordan budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) skal praktiseres ved UiB og hvordan den kan delegeres.

Endring av budsjettdisponeringsmyndighet, lederroller og andre godkjenningstilganger meldes til økonomiavdelingen via sak i UiBhjelp. Det er et skjema som skal fylles ut for å gi korrekte tilganger, enheten må beskrive hva som skal endres. Vi hjelper deretter med å fylle ut skjema og gjennomføre endringene.