Ompostering

Ompostering og korreksjon

Ompostering av lønns- og reisekostnader skal føres i SAP. Øvrige regnskapskorreksjoner føres i Unit4 ERP gjennom omposteringsløsningen. Dette gjelder også ved ompostering av utgiftsrefusjoner/utbetalinger ført i SAP som ikke er oppgavepliktige.

Main content

Ompostering av regnskapstransaksjoner

Øvrige regnskapskorreksjoner og regnskapsbilag føres i Unit4 ERP gjennom omposteringsløsningen. Dette gjelder også ved ompostering av utgiftsrefusjoner ført i SAP som ikke er oppgavepliktige.

Føring av korreksjoner i regnskapet gjennomføres av rollen bilagsbehandler i omposteringsløsningen. Omposteringsløsningen finnes på portal.uib.no.

Mal i omposteringsløsningen

Det er i Omposteringsløsningen laget til en fast mal «Ompostering / korreksjon» for hjelp til kontering. Denne malen inneholder kontoer tilsvarende de som er tilgjengelig i innkjøps- og fakturaløsningen.

I Omposteringsløsningen er det videre tilgjengelig en rekke andre maler for føring av ulike typer regnskapsbilag i hovedbok. Se egen rutine som omhandler disse.

Unntak

Det er ikke mulig å korrigere merverdiavgift i denne løsningen. Ved behov for ompostering med avgiftskode, må en derfor melde inn sak til Økonomiavdelingen i UiBhjelp.

Ompostering av lønns- og reisekostnader

Ved nyansettelser og endringer i arbeidsforhold skal enhetene opprette/vedlikeholde personalmappen til den ansatte i Elements. Enheten sender et N-notat med informasjon om kontering, og ev. spesielle opplysninger til stedkode 2179. Se beskrivelse på uib.no.

Lønns- og reisekostnader flyttes eller rettes ved at det sendes et omposteringsbilag med de korrekte konteringsopplysningene i UiBhjelp til Økonomiavdelingen v/Seksjon for lønn. Fagbruker ved Seksjon for lønn vil så gjennomføre ompostering i SAP basert på innmeldte opplysninger.

Omposteringen vil vises i regnskapet etter første lønns-/reisekjøring etter at bilaget er meldt registrert i SAP. Se kjøreplan her.

Det er laget to skjema for ompostering av lønnsrelaterte kostnader i SAP i UiBhjelp.

Skjema for Ompostering av reisekostnader, timelønn mm. i SAP

Skjema for Ompostering av reisekostnader, timelønn mm. i SAP kan sendes til Sekjson for lønn i følgende tilfeller:

Ompostere reisekostnader
Ompostere oppgavepliktige utgiftsrefusjoner
Ompostere timelønn/timekontrakter
Ompostere honorar/oppdragskontrakter/godtgjørelse/stipend

Lenke til UiBHjelp skjema finner du her: Ompostering av reisekostnader, timelønn mm. i SAP

Skjema for Ompostere/endre kontering av månedslønn og reise

Skjema for Ompostere/endre kontering av månedslønn og reise kan sendes til Seksjon for lønn i følgende tilfeller:

Ompostere/Endre kontering av lønn og reise (månedslønn). Man angir dato endringen skal gjelde fra.

Lenke til UiBHjelp skjema finner du her: Ompostere/endre kontering av månedslønn og reise

Alle avledede artskonti som berøres av et omposteringsbilag, blir automatisk korrigert ved føring i SAP. Det skal derfor ikke spesifiseres separate omposteringer av feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjonstrekk m.v. Slike artskonti kan ikke omposteres alene uten at grunnlaget samtidig omposteres.

Merk:

For å sikre korrekt kontering i regnskapet er det viktig at den enkelte ansatte gjøres kjent med hvilke koststed og delprosjekter som skal benyttes. Den som er kostnadsgodkjenner skal kontrollere konteringen på for eksempel reiseregninger og utgiftsrefusjoner.

I en del tilfeller er det likevel behov for ompostering av lønns- eller reisekostnader. Dette medfører dobbeltarbeid, så det er viktig at alle bidrar best mulig til at kvaliteten på kontering er rett ved første registrering.

Ompostering med mva-koder.