Samarbeidsuniversiteta sender anten karakterutskrifta direkte til studenten eller til UiB v/avtaleeigar. Dersom avtaleeigar får karakterutskrifta, må den skannast og leggast i dokumentarkivet til studenten i FS. Deretter sender ein epost til studenten om at karakterutskriften er komen, og at han/ho kan søke om endeleg godkjenning. Ein ber også studenten oppgje adressa han/ho ynskjer å få den originale karakterutskrifta tilsendt til, og gjev beskjed om at dersom ein ikkje får tilbakemelding om dette, vert utskrifta sendt til heimeadressa som er registrert i FS.