Prosjekt Bedre arbeidshverdag

Prosjektet er organisert med en styringsgruppe og har fire delprosjekt.
Prosjekteier: Sonja Dyrkorn, HR-direktør
Prosjektleder: Maren Bryne Aas, konsulent

Styringsgruppe:

Elisabeth Müller Lysebo, fakultetsdirektør NT
Alette Gilhus Mykkeltvedt, fakultetsdirektør SV
Kim Ove Hommen, fakultetsdirektør HF
June Vibecke Indrevik, hovedverneombud
Per Arne Foshaug, økonomidirektør
Olaf Erlend Gundersen, kommunikasjonsdirektør
Sonja Dyrkorn, HR-direktør og prosjekteier

Målet for Lønnsnær HR er å finne løsninger som sikrer at kontrakter blir inngått og lønn utbetalt til riktig tid og riktig person, og at de ansatte har den informasjonen i systemet de trenger.

Delprosjekt Lønnsnær HR har følgende leveranser:

Kontrakt via TOA
Leveransens hovedmål: Gi klarhet i hvilke kontrakter som skal inngås via Tilsetting og arbeidskontrakt (TOA) og hvilke som skal gå utenom denne løsningen.

• Retningslinje for inngåelse av midlertidige kontrakter er implementert og overført til forvaltning fra og med september 2023.
• Les mer om leveransen Kontrakt via TOA (pdf)

Sensurkontrakt
Leveransens hovedmål: Sikre en god prosess for inngåelse og utbetaling av sensurkontrakt som kan fungere på tvers av fakulteter og sentraladministrasjon.

• Ny rutine for sensurkontrakt er implementert og overført til forvaltning fra og med november 2022.
• Les mer om leveransen Sensurkontrakt (pdf).

Rollegjennomgang
Leveransens hovedmål: Beskrive hvilke oppgaver og ansvarsområder som tilhører de tre hovedrollene i Tilsetting og arbeidskontrakt (TOA).

• Denne leveransen ble pilotert fra 10. mai til 30. juni. Erfaringene fra piloten er nå samlet i en oppsummering. Klikk for å lese oppsummeringen: Oppsummering av fullført pilot
• En midlertidig rollebeskrivelse er implementert og overført til forvaltning fra og med september 2023.
• Les mer om leveransen Rollegjennomgang (pdf)

Oppdragskontrakt
Leveransens hovedmål: Definere prosessene ved inngåelse og oppfølging av oppdrag og sammenstille dette i en prosessbeskrivelse for prosessen.

• Ny rutine for oppdragskontrakt er implementert og overført til forvaltning fra juni 2023.
• Les mer om leveransen Oppdragskontrakt (pdf).

Time- og månedskontrakt
Leveransens hovedmål: Definere prosessene ved inngåelse og oppfølging av time- og månedslønn og sammenstille dette i prosessbeskrivelser for prosessene.

• Denne leveransen ble pilotert fra 10. mai til 30. juni. Erfaringene fra piloten er nå samlet i en oppsummering. Klikk for å lese oppsummeringen: Oppsummering av fullført pilot
• En midlertidig rutine for time- og månedskontrakter er implementert og overført til forvaltning fra og med september 2023.
• Les mer om leveransen Time-og månedskontrakt (pdf).

Data fra SAP
Leveransens hovedmål: Identifisere behovene vi har for data fra SAP og etablere tiltak for å dekke behovene.

• Prosjektet har ferdigstilt en pilot og besluttet implementering av utvidet ePhorte tilgang (P-tilgang) for HR medarbeidere og et tilhørende søkebibliotek med detaljer knyttet til HR relatert informasjon. Opplæring og tildeling av tilganger vil bli ivaretatt av HR-avdelingen.
• Les mer om leveransen Data fra SAP (pdf)

Kontaktperson: Marita Berland, konsulent

Målet er å kartlegge innkjøpsprosessen ved enhetene på UiB for å identifisere utfordringer og justeringsmuligheter i samarbeid med arbeidsgrupper ved enhetene, med sikte på å forbedre innkjøpsprosessen.

Leveranse:

• Kartlegging av innkjøpsfunksjonen, BtB

Leveransens hovedmål:

• Sette fagrekvirenter og innkjøpere i stand til å gjøre en best mulig jobb, ved å justere organisasjonen i henhold til føringer og å implementere prosesser og rollebeskrivelser fra standardiseringsprosjektet i BOTT ØL
• Profesjonalisere rollene, for å 1) øke kvaliteten; 2) forbedre arbeidsprosesser; og 3) skape en bedre arbeidshverdag for brukerne

Les mer om leveransen Kartlegging av innkjøpsfunksjonen, BtB (pdf)

Delprosjekt Behov til betaling (BtB) er avsluttet
Styringsgruppen for prosjektet Bedre Arbeidshverdag har besluttet å avslutte delprosjektet Behov til Betaling (BtB). Kartleggingen av innkjøpsprosessen ved UiB er fullført og delprosjektet har oppsummert de viktigste funnene i en rapport.

Delprosjektet takker alle som har deltatt i de ulike arbeidsgruppene ved enhetene for tiden og innsatsen de har satt av til kartleggingsarbeidet. Innspillene fra arbeidsgruppene har vært avgjørende for å forstå både utfordringer og muligheter knyttet til forbedring av innkjøpsfunksjonen ved UiB.

Ansvaret for eventuelle justeringer knyttet til innkjøpsfunksjonen basert på funn fra kartleggingen ligger til linjen. Delprosjektet håper enhetene vil ta med seg momenter fra diskusjonene i arbeidsgruppene inn i sitt videre arbeid med å kontinuerlig utvikle innkjøpsfunksjonen hos seg.

Les rapporten: Kartlegging av innkjøpsprosesser ved UiB (pdf)

Kontaktperson: Bjørnar Myklebust (ØKA)
 

Målet er å gjøre det enklere for ikke-ansatte/besøkende å få refundert reisekostnader som skal dekkes av UiB. Dette innbefatter også forenkling av saksbehandling internt ved UiB.

Delprosjekt UiB Hjelp har følgende leveranser:

• Veiledning reiseregning for eksterne
  Leveransens hovedmål: Lage en veiledning i norsk og engelsk versjon som gir steg-for-steg beskrivelse av hvordan en leverer reiseregning i de nye systemene.
  Les mer om leveransen Veiledning reiseregning for eksterne (pdf)
  
  Det er utarbeidet en veiledning for reiseregning for ikke-ansatte (norsk og engelsk).
   

• Sikker innsending
  Leveransens hovedmål: Å få på plass en digital løsning for sikker innsendelse av personopplysninger.
  Les mer om leveransen Sikker innsending (pdf)
   
• Pålogging eksterne
  Leveransens hovedmål: Lage en rutine og prosessbeskrivelse for hvordan eksterne skal logge seg på UiB sine systemer.
  Les mer om leveransen Pålogging eksterne (pdf)
   
• Informasjon til besøkende
  Leveransens hovedmål: Å lage en samlet informasjonspakke som veileder den besøkende og UiB-ansatte (arrangør, administrativt ansatte), slik at oppholdet oppleves best mulig.
  Les mer om leveransen Informasjon til besøkende (pdf)
   
• Helhetlig administrasjon
  Leveransens hovedmål: Å foreslå tiltak for bedre samhandling mellom fakultetsmiljø og administrasjonen knyttet til saksbehandling av reiseregninger og refusjoner for eksterne.
  Les mer om leveransen Helhetlig administrasjon (pdf).

Kontaktperson: Jon Steine (ITA)

Målet er å gi kommunikasjonsstøtte til de øvrige delprosjektene etter behov og bidra til å tilgjengeliggjøre brukervennlig informasjon om nye rutiner som utarbeides i prosjektet.

Delprosjekt kommunikasjon har følgende leveranser:

• Sensurkontrakt, kommunikasjon
  Leveransens hovedmål er å gjøre informasjon om prosessen brukervennlig og tilgjengelig på Ansattsidene. Informasjon som er rettet mot eksterne sensorer skal gjøres tilgjengelig på uib.no.
  Les mer om leveransen Sensurkontrakt, kommunikasjon (pdf)
  
  Leveransen er ferdigstilt og det er publisert en informasjonside om rutine for sensurkontrakt for saksbehandlere, samt en informasjonside for ekstern sensor/oppdragstaker.
   
• Oppdragskontrakt, kommunikasjon
  Leveransens hovedmål er å gjøre informasjon om prosessen brukervennlig og tilgjengelig på Ansattsidene, og sikre at opplæringsmateriellet er formulert med et språk som er tilpasset sluttbrukerne.
  Les mer om leveransen Oppdragskontrakt, kommunikasjon (pdf)
  
  Leveransen er ferdigstilt og det er publisert en informasjonsside om rutine for oppdragskontrakt for saksbehandlere, samt en informasjonsside for oppdragstaker/ekstern sensor.
   
• Time- og månedskontrakt, kommunikasjon
  Leveransens hovedmål er å gjøre informasjon om prosessen brukervennlig og tilgjengelig på Ansattsiden, og sikre at opplæringsmateriellet er formulert med et språk som er tilpasset sluttbrukerne.
  Les mer om leveransen Time- og månedskontrakt, kommunikasjon (pdf)
   
• Veiledning reiseregning for eksterne, kommunikasjon
  Leveransenes hovedmål er å bidra til at veiledningen blir tilgjengelig og brukervennlig for eksterne på uib.no. 
  
  Det er publisert nettsider med veiledning på norsk og engelsk.
   

Kontaktperson: Ingeborg Revheim (KA)