Hvem bestemmer? Dvs: Hvem skal vi spørre når en avgjørelse må tas?
Hvem har fått ansvar for å være sekretariat ansvarlig?
Vurdere å bruke studenter som frivillige
Hvilke samarbeidspartnere er med? eksterne, interne?
Skal man bruke eksterne arrangører/eventbyrå til avvikling?
Hvis det er en stor konferanse og kostnadene til eventbyrå overskrider 100 000 må pristtilbud innhentes fra minst 3 aktører (anbudskonkurranse). Her må innkjøpsavdeling kontaktes.
Dato: Sjekk om det er konkurrerende arrangementer samme dag(er) både ved UiB og ev. eksternt. Sjekk skoleruter og ferier/helligdager.
Tidspunkt: Når kan tilreisende deltakere kan være framme på konferansestedet?
Sted: UiB eller eksternt? Vær ute i god tid!
Størrelse: Er det et stort arrangement som krever støtte fra Eiendomsavdelingens Driftseksjon? Ta kontakt god tid i forveien.
Påmeldingsfrist
Konferanseavgift:
Settes ofte etter budsjettet er laget.
Skal konferanseavgiften dekke hele eller deler av arrangementet?
Skal noen ha redusert konferanseavgift (studenter/ph.d./deltagere fra lavkostland?).
Bruk av Early bird? (Billigere jo tidligere du melder deg på)
Bevertning
Gave og/eller honorar til innledere:
Hvis foredragsholdere er på reise bør gaven være lett.
