Hjem
For ansatte

Maler og huskelister

Sjekkliste for planlegging av et arrangement.

Hovedinnhold

Ting å tenke på i forkant:

  • Hvem har fått ansvar for programmet?

  • Skal det opprettes egen programkomité?

  • Hvem bestemmer? Dvs: Hvem skal vi spørre når en avgjørelse må tas?

  • Hvem har fått ansvar for å være sekretariat ansvarlig?

  • Vurdere å bruke studenter som frivillige

  • Hvilke samarbeidspartnere er med? eksterne, interne?

  • Skal man bruke eksterne arrangører/eventbyrå til avvikling?

    Hvis det er en stor konferanse og kostnadene til eventbyrå overskrider 100 000 må pristtilbud innhentes fra minst 3 aktører (anbudskonkurranse). Her må innkjøpsavdeling kontaktes.

  • Dato: Sjekk om det er konkurrerende arrangementer samme dag(er) både ved UiB og ev. eksternt. Sjekk skoleruter og ferier/helligdager.  

  • Tidspunkt: Når kan tilreisende deltakere kan være framme på konferansestedet? 

  • Sted: UiB eller eksternt? Vær ute i god tid!
  • Størrelse: Er det et stort arrangement som krever støtte fra Eiendomsavdelingens Driftseksjon? Ta kontakt god tid i forveien. 
  • Påmeldingsfrist

  • Konferanseavgift:

    Settes ofte etter budsjettet er laget.

    Skal konferanseavgiften dekke hele eller deler av arrangementet? 

    Skal noen ha redusert konferanseavgift (studenter/ph.d./deltagere fra lavkostland?).

    Bruk av Early bird? (Billigere jo tidligere du melder deg på)

  • Bevertning 

  • Gave og/eller honorar til innledere: 

    Hvis foredragsholdere er på reise bør gaven være lett.

    Se også Regler om gaver og andre fordeler for ansatte ved UiB.

  • Reiseutgifter 

  • Transport/logistikk: Skal konferansen være i sentrum eller utenfor.

    Trenger foredragsholdere transport eller bli hentet på flyplassen?  

  • Kulturinnslag:

    Kunsteriske/musikalske innslag må vurderes, og bør stå i stil med konferanseprofilen.

    Hør om Griegakademiet har studenter, UiB har også diverse kor.  

 

Oppgaver som må fordeles:

  • Budsjett og økonomi

  • Fremdrift og planlegging

  • Signaturrett ved avtaler (Sjekk med seksjonssjef hvem som har signaturrett på avtaler, bestillinger på din enhet)

  • Kontakt seksjonssjef for tildeling av prosjekt- og analysenummer.

    (må brukes på alle bestillinger, faktura etc.)

  • Kommunikasjon og informasjon - internt og eksternt.

  • Konferansier

  • Produsent/teknisk ansvarlig/kontaktperson mot Driftseksjonen (hvem er ansvarlig for gjennomføringen på selve konferansedagen)
     

I etterkant:

  • Takk og feiring

  • Rapportering

  • Evaluering

  • Dokumentasjon

  • Kursbekreftelse

  • Publisering

  • Økonomi - Regnskap