Timeplanlegging av undervisning og eksamen

Med timeplaner menes undervisningsaktiviteter som er knyttet til et undervisningsemne, og som vises i kalender på Mitt UiB og på emnetimeplanene på https://www.uib.no/emne/

Ansvar: Timeplanene til hvert enkelt undervisningsemne eies av hvert enkelt fakultet/institutt. Det er instituttene lokalt som har ansvar for at timeplanene er så korrekte som mulig. Studieadministrativ avdeling (SA) har ansvar for timeplanleggingsverktøyet, som ved UiB heter TP.

Prosess: Instituttene registrerer et minimum av bakgrunnsdata i FS. Dataene overføres deretter til TP for videre bearbeiding av instituttene. Når alle undervisningsdata er på plass, kjører SA en automatisk hovedbestilling i TP der dag, klokkeslett og rom blir tildelt. Instituttene reviderer til slutt resultatet av den automatiske timeplanleggingen, og gjør nødvendige justeringer.

Enkelte emner omfattes ikke av automatisk planlegging, men bestilles før hovedbestillingen kjøres. Dette skyldes komplekse timeplanstrukturer og/eller andre særskilte forhold.

Forutsetninger for timeplanlegging

• Timeplanleggingsverktøyet TP skal brukes til å fastsette kollisjonsfrie undervisningstimeplaner samt utnytte romkapasiteten på best mulig måte. Dette medfører at man i utgangspunktet ikke skal melde inn eller registrere konkrete ukedager eller klokkeslett for undervisningen i FS, ei heller ønske seg spesifikke undervisningsrom. Verktøyet skal generere timeplanene. Jo mindre som spesifiseres, jo mer fleksibel blir timeplanleggingen. Det gir mer effektiv ressursutnyttelse og øker sjansen for best mulige timeplaner for hele UiB. Ved særskilt behov er det mulig å legge inn ukedag, klokkeslett og rom.
• Kjernetid for undervisning er kl. 08-16, mandag til fredag.
• En undervisningstime starter normalt 15 minutter over hel time og varer i 45 minutter.
• Undervisningen skal normalt gis i 2-timers bolker som starter kl. 08.15, kl. 10.15, kl. 12.15 og kl. 14.15 for å gi en forutsigbarhet i timeplanene og for å sikre at felles undervisningsrom blir best mulig utnyttet.
• Det vil bli tatt hensyn til forelesere og studenter med særskilt behov for tilrettelagte rom.

Prosedyrer for timeplanlegging

• Timeplanene kopieres i FS fra tilsvarende semester året før.
• Fakultetene kvalitetssikrer data for sine emner i FS:
  • Emner som skal undervises kommende semester (fakultetene må selv slette aktiviteter for emner som ikke skal undervises slik at disse ikke blir overført til timeplansystemet TP)
  • Undervisningsaktiviteter med undervisningsform (forelesninger, grupper, seminar, lab osv.)
  • Undervisningsomfang (antall timer per uke, antall uker, antall studenter, navn på foreleser)
  • Særkrav til bygning/rom og undervisningstidspunkt
• Data overføres fra FS til TP.
• Fakultetene kvalitetssikrer data for sine emner i TP ved bl.a. å opprette og legge til studentgrupper.
• Timeplanene vil i hovedsak bli lagt automatisk (hovedbestilling [i]) av Studieadministrativ avdeling på bakgrunn av fakultetenes data i FS og i TP.
• Forslag til undervisningstimeplan presenteres i TP primo mai for høstsemesteret og medio november for vårsemesteret. Forslaget verifiseres av fakultetene innen publiseringsfristen, og planen justeres av fakultetene selv ved behov.

Publisering av timeplan

• Endelig undervisningstimeplan publiseres 1. juli for høstsemesteret og 1. desember for vårsemesteret.

Timeplanendringer

• Alle løpende timeplanendringer underveis i semesteret utføres av fakultetene selv i TP.
• For å sikre god utnyttelse av romressursene må kansellert undervisning meldes til lokal TP-bruker så snart som mulig slik at romressursene kan frigjøres.

Undervisningsfrie dager

• Fagkritisk dag skal være undervisningsfri. Fagkritisk dag holdes som fast ordning første torsdag i mars hvert år. Dersom dette sammenfaller med skolenes vinterferie legges fagkritisk dag til torsdag i påfølgende uke (jfr. UU-sak 34/12).
• Fakultetene kan ved behov legge inn egne undervisningsfrie dager.

[i] Hovedbestilling: På bakgrunn av data fra fakultetene blir det utført automatisk timeplanlegging i TP av Studieadministrativ avdeling. Romressurser og tidspunkt (innenfor kl. 08-16, mandag til fredag) fordeles automatisk i henhold til følgende kriterier:

• Studentgrupper (undervisning må ikke legges samtidig som annen undervisning studentene skal delta på)
• Foreleser (undervisning må ikke legges samtidig som annen undervisning foreleser skal gi)
• Antall studenter (rommet må være stort nok)
• Lokal tilhørighet (undervisning legges fortrinnsvis til fagenes nærområde)
• Eventuelle særkrav

Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall, navn på foreleser og antall undervisningstimer/-uker. Da kan timeplanleggingsverktøyet foreta en automatisk fordeling av romressurser og undervisningstidspunkt for å sikre best mulige timeplaner for studentene og faglærerne samt sikre best mulig romutnyttelse på undervisningsrommene.

Ansvar: Eksamensplanen for hvert enkelt emne eies av hvert enkelt fakultet/institutt. Det er instituttene lokalt som har ansvar for at eksamensplanene er så korrekte som mulig. Studieadministrativ avdeling (SA) har ansvar for eksamensplanleggingsverktøyet, som ved UiB heter TP.

Prosess: Instituttene registrerer et minimum av bakgrunnsdata i FS. Dataene overføres deretter til TP for videre bearbeiding av instituttene. Når alle vurderingsdata er på plass, kjører SA en automatisk hovedbestilling for skoleeksamen (saleksamen) i TP der dag, klokkeslett og rom blir tildelt. Instituttene reviderer til slutt resultatet av den automatiske timeplanleggingen. Eventuelle justeringer meldes til SA og utføres av SA. Deretter bestiller instituttene selv andre vurderingsformer i TP.

Alle vurderingsformer som planlegges med dato og klokkeslett (og evt. rom) skal bestilles i TP. Dataene tilflyter FS automatisk.

Enkelte emner/vurderingsenheter omfattes ikke av automatisk planlegging, men bestilles manuelt. Dette skyldes særskilte forhold ved studieprogram/emne.

Forutsetninger for eksamensplanlegging

• Eksamensplanleggingsverktøyet TP skal brukes til å fastsette kollisjonsfrie eksamensdatoer samt utnytte romkapasiteten på best mulig måte. Dette medfører at man i utgangspunktet ikke skal melde inn eller registrere konkrete eksamensdatoer eller klokkeslett for skoleeksamen i FS, ei heller ønske seg spesifikke eksamensrom. Ved særskilt behov er det mulig å legge inn forslag til eksamensdato.
• For å sikre at eksamen kan starte når undervisningen er slutt, er det viktig at undervisningstimeplanen er oppdatert med tidspunkt for siste undervisningsaktivitet. Undervisningen planlegges først.
• Skoleeksamen skal som hovedregel avvikles på arbeidsdager mellom kl 09.00 og kl 19.00 (ekskl. tilleggstid).

Vurderingsform

• Skriftlig skoleeksamen og muntlig vurdering:
  • Denne typen eksamen kan kun gå over én dag
  • Aktiviteten trenger et rom
• Hjemmeeksamen, oppgaver o.l.:
  • Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager)
  • Aktiviteten trenger ikke et rom

For å unngå at studenter får satt opp en skoleeksamen i en periode hvor det er hjemmeeksamen, må begge eksamenstyper bli bestilt i TP med tilknyttede studentgrupper.

Prosedyrer for eksamensplanlegging

• Fakultetene registrerer og kvalitetssikrer data i FS:
  • Emner som skal ha vurdering må ha vurderingsenhet(er) i FS
  • Eventuelt valg av vurderingssystem må legges i FS, f.eks. digital eksamen
  • Omfang[i] (varighet og forventet antall kandidater) kan angis i FS for skoleeksamen
• Data overføres fra FS til TP.
• Fakultetene kvalitetssikrer data for sine vurderingsenheter i TP:
  • registrerer varighet
  • registrerer forventet antall kandidater
  • registrerer alternative uker for avvikling av skoleeksamen
  • kobler til aktuelle studentgrupper
  • registrerer utilgjengelige datoer ved behov
  • registrerer eksamener som skal gå på samme tid, ved behov
  • registrerer eksamener som skal gå sekvensielt, ved behov
  • for andre vurderingsformer enn skoleeksamen registreres dato og klokkeslett for innlevering og eventuelt uttak og bestilles i TP

Endringer i FS skal ikke gjøres etter at hovedbestilling er gjort i TP

• Eksamensplanen for skoleeksamen vil i hovedsak bli lagt automatisk (hovedbestilling[ii]) av Studieadministrativ avdeling på bakgrunn av fakultetenes data i FS og i TP.
• Studieadministrativ avdeling reserverer eksamensrommene i TP: Rombestilling.
• Forslag til eksamensplan presenteres i TP medio mai for høstsemesteret og medio november for vårsemesteret. Forslaget verifiseres av fakultetene innen publiseringsfristen, og planen justeres av SA ved behov, dersom det er mulig.

Merk at alle data som bestilles i TP: Eksamen blir skrevet direkte tilbake til FS.

Publisering av eksamensplan

• Endelige eksamensdatoer publiseres 1. juli for høstsemesteret og 1. desember for vårsemesteret.
• Datakilden for publisering er FS.
• Bygning/rom publiseres to uker før eksamen.
• Romplassering av kandidater skjer ca en uke før eksamen.

Eksamensfrie uker

• Påskeuken er eksamensfri.
• 18. mai er skoleeksamensfri.

NB! Disse retningslinjene gjelder ikke for planlegging av tilrettelagt eksamen. (Se Studieadministrativ avdelings egne forskrifter for tilrettelegging ved eksamen.)

[i] Kan alternativt angis i TP.

[ii] Hovedbestilling: På bakgrunn av data fra fakultetene blir det utført automatisk timeplanlegging av skoleeksamen i TP av Studieadministrativ avdeling. Romressurser og datoer fordeles automatisk i henhold til følgende kriterier:

• Studentgrupper (en studentgruppe tilknyttet en eksamen vil i utgangspunktet lage minst én dags pause før neste eksamen i studentgruppen)
• Antall studenter (rommet må være stort nok)
• Eventuelle særkrav

Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall og varighet samt eventuelle særkrav. Da kan eksamensplanleggingsverktøyet foreta en automatisk fordeling av romressurser og eksamensdatoer for å sikre best mulige eksamensplaner for studentene og sikre best mulig romutnyttelse på eksamensrommene.

Planlegging av høstsemester

• Studentgruppene skal være opprettet og sjekket i TP til 15. mars
• Grunnlagsdata for undervisning skal være klare til bestilling i TP 1. april
• Grunnlagsdata for skoleeksamen skal være klare til bestilling i TP 8. april
• Timeplandata publiseres 1. juli

Planlegging av vårsemester

• Studentgruppene skal være opprettet og sjekket i TP til 1. oktober
• Grunnlagsdata for undervisning skal være klare til bestilling i TP 15. oktober
• Grunnlagsdata for skoleeksamen skal være klare til bestilling i TP 22. oktober
• Timeplandata publiseres 1. desember