Registrering av ansettelser og månedslønn i SAP
Denne rutinen beskriver hvordan alle enheter ved UiB skal registrere nyansettelser, månedslønn og endringer i ansettelsesforhold i SAP.
Hovedinnhold
Enhetene gjennomfører rekrutteringsprosess i tråd med UiBs regelverk. I ePhorte oppretter enhetene personalmappe, sender aksept- og opplysningsskjema og sender arbeidsavtale til den som blir tilbudt stillingen.
Etter at signert arbeidsavtale er mottatt ved enheten, må fagspesialist saksbehandle dette i SAP.
Saksbehandlere ved enhetene
- Når saken sendes til fagspesialistteamet må følgende ligge i personalmappen:
- Signert arbeidsavtale
- Aksept- og opplysningsskjema
- Ved ansettelse av utenlandske ansatte må også disse opplysningene være tilgjengelig i personalmappen:
- Fødselsnummer / D-nummer / passnummer
- Kontonummer
- Bank og bankadresse
- Kopi av pass
- Ev. arbeids- og oppholdstillatelse (utenfor EU/EØS)
- Enheten sender et N-notat med informasjon om lønns- og reisekontering og ev. spesielle opplysninger til stedkode 2179.
- For ansettelser av utenlandske arbeidstakere benyttes dette skjema som N-notat: Melding om lønn for utenlandske arbeidstakere- skjema pdf.
- NB: Fagspesialister kan åpne alle dokumenter med tilgangskode P. Det er ikke nødvendig å legge til noen ekstra kopimottaker.
- Tittelen på N-notatet skal være som eksemplene nedenfor, slik det er tydelig hva det gjelder og når fagspesialist må ha postert endringene i SAP:
- Ber om registrering i SAP - ansettelse ved "enhet" - tiltredelse 01.02.2021
- Ber om registrering i SAP - forlengelse ved "enhet" - fra 01.02.2021
- Ber om registrering i SAP - lønnsjustering ved "enhet" - utbetaling fra 01.02.2021
Fagspesialist i SAP
- Henter opplysninger om saken i ePhorte, legger data inn i SAP og registrerer person.
- Hvis saken mangler opplysninger, tar fagspesialist kontakt med enheten som har sendt N-notatet. Dokumenter som tilfører saken nye opplysninger, må legges inn i ePhorte.
- Avskriver deretter N-notatet og legger til en merknad som angir første lønning for den ansatte. Når et notat er avskrevet betyr det at oppgaven fra enheten er utført av fagspesialistene.
22.03.2024