Registrering av ansettelser og månedslønn i SAP

Enhetene gjennomfører rekrutteringsprosess i tråd med UiBs regelverk. I ePhorte oppretter enhetene personalmappe, sender aksept- og opplysningsskjema og sender arbeidsavtale til den som blir tilbudt stillingen.

Etter at signert arbeidsavtale er mottatt ved enheten, må fagspesialist saksbehandle dette i SAP.

Saksbehandlere ved enhetene

• Når saken sendes til fagspesialistteamet må følgende ligge i personalmappen:
  • Signert arbeidsavtale
  • Aksept- og opplysningsskjema
  • Ved ansettelse av utenlandske ansatte må også disse opplysningene være tilgjengelig i personalmappen:
    • Fødselsnummer / D-nummer / passnummer
    • Kontonummer
    • Bank og bankadresse
    • Kopi av pass
    • Ev. arbeids- og oppholdstillatelse (utenfor EU/EØS)
• Enheten sender et N-notat med informasjon om lønns- og reisekontering og ev. spesielle opplysninger til stedkode 2179.
  • For ansettelser av utenlandske arbeidstakere benyttes dette skjema som N-notat: Melding om lønn for utenlandske arbeidstakere- skjema pdf.
• NB: Fagspesialister kan åpne alle dokumenter med tilgangskode P. Det er ikke nødvendig å legge til noen ekstra kopimottaker.
• Tittelen på N-notatet skal være som eksemplene nedenfor, slik det er tydelig hva det gjelder og når fagspesialist må ha postert endringene i SAP:
  • Ber om registrering i SAP - ansettelse ved "enhet" - tiltredelse 01.02.2021
  • Ber om registrering i SAP - forlengelse ved "enhet" - fra 01.02.2021
  • Ber om registrering i SAP - lønnsjustering ved "enhet" - utbetaling fra 01.02.2021

Fagspesialist i SAP

• Henter opplysninger om saken i ePhorte, legger data inn i SAP og registrerer person. 
• Hvis saken mangler opplysninger, tar fagspesialist kontakt med enheten som har sendt N-notatet. Dokumenter som tilfører saken nye opplysninger, må legges inn i ePhorte.
• Avskriver deretter N-notatet og legger til en merknad som angir første lønning for den ansatte. Når et notat er avskrevet betyr det at oppgaven fra enheten er utført av fagspesialistene.