Veiledning for ledere som skal godkjenne i Unit4 ERP

I prosessen behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne innkjøpsforespørsel før bestilling sendes til leverandør. Du bør be dine medarbeidere om å klarere innkjøp på forhånd og registrere innkjøpsforespørsel i god tid. Da vet du hva som kommer til godkjenning, og leverandøren får rimelig tid til å levere varen. Du må også godkjenne faste innkjøpsavtaler (eksempel serviceavtaler). 

Dersom universitetet har inngått en rammeavtale som dekker behovet, skal denne benyttes. Ved kjøp over 100 000 NOK  eks. mva, uten tilknyttet avtale eller rammeavtale, skal Seksjon for innkjøp kontaktes i forkant.

Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:

• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen (rett konto, koststed, delprosjekt og merverdiavgiftskode).
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
• kjøp over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet seg.

Varsling om oppgaver

Når du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du får varsel på e-post.

Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Informér" i Unit 4, vil du imidlertid ikke motta noe varsel på e-post. Du bør sjekke om du har mottatt nye oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel på e-post eller lignende.

Innkjøpsforespørsel/Bestilling

For bestillinger skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Bestillingen går ikke til leverandør før du har godkjent, så du har et ansvar for å ikke forsinke leveransen. Dersom du mener at det er noe feil med bestillingen kan du avvise den og skrive inn kommentar. Den går da tilbake til innkjøper som kan rette opp og sende til deg på nytt.

Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkjøpsforespørsel (dfø-video) 

Faktura

Leverandørens faktura skal inneholde bestillingsnummer, og dersom den også har avtalt beløp og det er foretatt varemottak går den normalt direkte til betaling (det har vært kvalitet i alle ledd). Dersom det er avvik mellom bestilling og faktura vil det komme en ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.

Videresende faktura til annen BDM

Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel egen mobilregning eller egne kjøp), skal du sende fakturaen videre i systemet. Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt.

Brukerveiledninger

• Godkjenne faktura (dfo.no)
• Avvise faktura til regnskap og attestant (dfø-video)

Kreditnota til kunde

For statlige virksomhet er det krav om godkjenning før det kan sendes ut kreditnota til kunde. Du må kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP.

Oppfølging av forfalte krav

I prosessen Fordring til innbetaling (FTI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal følges opp ved manglende innbetalinger

• Bott-rutine: oppfølging av forfalte krav (pdf)
• Skjema for tapsføring (pdf)

Ved for eksempel ompostering av kostnader eller interne kostnadsbelastninger blir det laget bilag som må godkjennes. Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden, og denne er riktig kontert kan du godkjenne bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget med kommentar, og det returneres til bilagsbehandler (attestant) for korreksjon.

Brukerveiledninger

• Omposteringsløsningen (registrere bilag i hovedbok) 

Prosjektsøknader skal godkjennes av instituttleder/leder med budsjettdisponeringsmyndighet. Det samme gjelder prosjektbudsjett og kostnader på prosjektet.

Selve anleggsregistrering skjer i prosessene behov til betaling (BTB). For endring av anlegg må du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i anleggsmiddel-prosessen.

Dette gjøres i forbindelse med:

• Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt
• Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
• Nedskriving av anlegg
• Reversering av anleggstransaksjoner
• Salg av anlegg
• Utrangering av anlegg

Brukerveiledning

DFØ brukerveiledning Anleggsskjema Unit4 ERP kapitel 4 (pdf)

DFØ BOTT veiledninger til anleggsverdiregnskap

Leder med kostnadsgodkjennerrolle (BDM) har ansvar for at instituttets prosjektansatte på EU-prosjekter fyller ut manuelle timelister, får dem signert og arkivert. Ved signatur av timeliste bekrefter leder at timene er reelle og har sjekket de opp mot fraværsregisteret i SAP. Man kan ikke føre timer på dager hvor man har ferie eller har annet fravær. Timelister skal signeres av den ansatte og leder med kostnadsgodkjennerrolle (BDM) månedlig. Se nærmere informasjon på prosjektøkonomi sidene.

Ved ferie og lengre fravær er det behov for at dine oppgaver kan utføres av en vikar. Denne må på forhånd være registrert som bruker med godkjenningsrettigheter. Dette er omtalt på side for tilganger, og tilgang bestilles gjennom UiBHjelp. Du aktiverer selv din vikar gjennom menyvalg Din ansettelse - Aktiver dine vikarer i Unit4 ERP.