Booking av lokaler

Booking av lokaler bør gjøres tidlig i planleggingsprosessen. Det er flere ulike alternativer for booking av lokaler.

Arrangementskontoret

Universitetsaulaen og andre lokaler til profilerte arrangementer, doktorgradsmiddag, festmiddager og samlinger.

Undervisningsrom

• Alle enheter ved UiB kan selv booke undervisningsrom til sine interne arrangementer. Kostnaden belastes fakultet/enhet som internhusleie for UV-rom.
• Vær obs på ulike problemstillinger som arrangement utover normal arbeidstid, behov for ekstra renhold, behov for vakthold mm.
• Eksterne eller arrangement med ekstern deltakelse skal bookes via Eiendomsavdelingen - egne informasjonssider
• Det er utarbeidet retningslinjer for bruk av lokaler utenom ordinær arbeidstid (lenken krever tilkobling til UiBs nett).

Merk!  Hvis det er ønskelig å bruke undervisningsrom, så kan dette få følger for timeplanfestet undervisning. Timeplanfestet undervisning har førsteprioritet i undervisningsrommene. Flytting eller kansellering av planlagt undervisning må godkjennes av Studieadministrativ avdeling.

Eksterne lokaler

UiB har rammeavtale for konferanser hvor det er rabatterte priser på leie av konferanselokaler inkludert konferansetjenester. Det er et godt alternativ dersom man vil overlate en del av den praktiske tilretteleggingen og oppfølgingen til andre.

Andre lokaler ved UiB

Andre lokaler som kantiner, fellesareal mm. bookes via Eiendomsavdelingen. Se også UiBhjelp for mer informasjon om booking av kantiner.

Konferansetjenester

Det ytes ingen konferansetjenester ved UiB når man booker/leier et lokale. Arrangør må selv sjekke rommets beskaffenhet, ordne tilgang, ordne bord og stoler hvis tidligere brukere ikke har ryddet etter seg, bestille eventuell ekstra renhold etter eget arrangement etc.

I undervisningsrom som driftes av Eiendomsavdelingen er det et ukentlig tilsyn med rommet hvor bla. avvik på lys, luft og behov for reparasjon av inventar registreres og tas hånd om.