Eksterne leverandører og rammeavtaler

Først av alt minner vi om at:

• Alle bestillinger skal gjøres av eller i samråd med enhetens bestiller/innkjøper(-e).

• Bestillingssystemet Unit4ERP skal brukes for samtlige bestillinger av varer og tjenester med unntak av: bestillinger av reiser, refusjon av utgifter, abonnementsordninger med varierende fakturabeløp, kredittkort, kontantbetaling og kjøp hvor faktura skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene. Kontakt din innkjøper for å få opprettet en bestilling / innkjøpsordre.
  
  Merk deg at:
  Arrangører kan gjøre forarbeidet med utarbeidelse av tilbud fra leverandørene. Når endelig tilbud foreligger oversendes dette til Innkjøper.
  Innkjøper ordner med kontering, attestering, godkjenning ordnes av person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) og sender innkjøpsordren (bestillingen) til leverandør. Dette gjør Innkjøper ved enheten i bestillingssystemet Unit4 ERP.

• Der UiB har rammeavtaler, skal disse følges og brukes.
  
  På innkjøpsområder der vi ikke har avtaler, ber vi dere ta kontakt med Seksjon for innkjøp via UiB Hjelp (hjelp.uib.no).
  Kontraktsgruppen vil kunne bistå dere i arbeidet med å finne leverandører og innhente konkurrerende tilbud. Seksjon for innkjøp skal alltid kontaktes ved kjøp over 100 000 eks. mva. som ikke omfattes av en rammeavtale. Se mer informasjon om anskaffelser på ansattsidene.

Aktuelle leverandører og rammeavtaler finner du på vår Avtaleportal. Her er informasjon om noen av de mest aktuelle:

• UiB har en egen side med Reiserelatert informasjon
   

• Kurs og konferansetjenester bookes gjennom våre avtaleleverandører. Oversikt over disse og øvrig informasjon om disse tjenestene finner man på avtaleportalen.
   
• UiB har rammeavtale med tre eventbyrå som kan brukes under digitale produksjoner/arrangement. Avtalen fungerer slik at man må først ta kontakt med Kulturoperatørene. Dersom de ikke har kapasitet tar man kontakt med Apriil, og deretter Bergen Live dersom Apriil er opptatt.
  • Kulturoperatørene (oyvind@kulturoperatorene.no)
  • Apriil (harold.sletten@apriil.no)
  • Bergen Live (irmelin@bergenlive.no)

• Ved behov for bistand fra eventbyrå til andre (fysiske) arrangement, må man innhente tilbud fra flere eventbyrå. Dersom tjenesten er estimert til mer enn 100 000,- ekskl. mva, skal tilbudene hentes inn av Seksjon for innkjøp. Behov meldes inn via UiB Hjelp.

• Bevertning. Det er inngått rammeavtale for catering og møtemat med flere leverandører. Se avtaleportalen. Mat og drikke som skal serveres på på hotell eller konferansested bestiller man i samråd med disse stedene. I disse tilfellene avtaler man med stedene direkte og ber om et tilbud. Tilbudet kan innkjøper legge ved endelig bestilling i bestillingsystemet.

• Kjøp av polvarer hos Vinmonopolet skal bestilles gjennom bestillingssystemet etter retningslinjene som du finner på under Ofte stilte spørsmål.

• Blomster  bestilles hos våre avtaleleverandør gjennom bestillingssystemet (katalog) av enhetens bestiller/innkjøper. Nåværende leverandør er Botanica AS.

• UiB har en rammeavtale for kopi-, trykk- og printtjenester med Allkopi NetPrint. Typiske tjenester er kopiering og printing av ulike typer dokumenter, plakater, brosjyrer og materiale i storformat. Allkopi NetPrint er godkjent som Miljøfyrtårn.

• Profilartikler. Det er inngått ny rammeavtale for profilerings- og gaveartikler med tre leverandører. Avtalene er inngått med en leverandør per produktgruppe/produkt og er dermed ikke parallelle. Mer informasjon om avtalens innhold og kontaktpersoner hos leverandør finnes på UiBs avtaleportal (NB! Krever at man er på UiBs IP-nett).

• Språkvask- og oversettelsestjenester. For oversettelse og språkvask av innhold med ulik terminologi, benyttes vår avtaleleverandør, Semantix. Mer informasjon om avtalens innhold og kontaktpersoner hos leverandør finnes på UiBs avtaleportal.