Kvalitetssystem for ph.d.-utdanningen ved UiB

Ansvaret for det systematiske kvalitetsarbeidet ved ph.d.-utdanningen følger den faglige linjen, og er kort beskrevet nedenfor. Ansvarlige for hvert av tiltakene kan delegere daglig ledelse av hele eller deler av funksjonen til utpekte personer, som vise-/prorektor, vise-/prodekan og ansvarlige for ph.d.-utdanningen på instituttnivå. Eventuelle avvik fra ansvarsfordelingen nevnt nedenfor, må kommuniseres tydelig internt for å sikre at tiltakene blir fulgt opp. 

Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for ph.d.-utdanningen ved UiB. Styret behandlet den årlige ph.d.-utdanningsmeldingen. På bakgrunn av denne kan de vurdere om det skal vedtas tiltak overfor enkelte fakultet eller for UiB sin ph.d.-utdanning som helhet. Universitetsledelsen gjennomfører hvert andre år egne dialogmøter om ph.d.-utdanningen med hvert enkelt fakultet.

Universitetet sitt forskningsutvalg er et rådgivende organ for universitetsledelsen. Utvalget skal diskutere den årlige ph.d.-utdanningsmeldingen og gi råd til universitetsstyret om eventuelle tiltak. Videre skal utvalget diskutere kandidat- og alumnusundersøkelsen og gi fakultetene råd om eventuelle kvalitetssikringstiltak. Forskningsutvalget skal gi universitetsledelsen og Forsknings- og innovasjonsavdelingen råd om mindre endringer i kvalitetssystemet og om retningslinjer for gjennomføringen av kvalitetssikringselementer.

Styret for de fakultetsvise ph.d.-programmene skal gjennomgå emneevalueringer og evalueringer av emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen. På bakgrunn av emneevalueringer, skal ph.d.-programstyret vurdere kvaliteten på emnet og ved behov, vedta endringer. Ph.d.-programstyret skal på bakgrunn av evaluering av emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen, vurdere behovet for å endre rammene for opplæringsdelen og opprette eller nedlegge emner. Ved behov, skal ph.d.-programstyret gi råd til fakultetet om opprettelse eller nedleggelse av emner. Styret skal også gjennomgå fakultetets ph.d.-utdanningsmelding, og vurdere og ved behov, vedta tiltak overfor eventuelle utfordringer som kommer frem. På bakgrunn av kandidat- og alumnusundersøkelsen, skal programstyrene vurdere behovet for og ved behov, vedta strukturelle tiltak overfor utfordringer som kommer frem. Det samme gjelder for den mer omfattende evalueringen av det fakultetsvise ph.d.-programmet som helhet. Ph.d.-programstyret skal gi råd til fakultetsstyret om reakkreditering av ph.d.-programmet. Fakultetsstyret har ansvar for reakkreditering av fakultetets ph.d.-program.

Grunnenhetene har ansvar for gjennomføring og vedta eventuelle tiltak på individnivå, som ved fremdriftsrapportering, midtveisevaluering og oppfølgings- eller medarbeidersamtale.

Emneansvarlig har ansvar for gjennomføring av emner, fortløpende vurderinger av emnet og bidra til faglig videreutvikling av emnet, og for å gjennomføre en evaluering av emnet minst hvert tredje år, eller etter hver tredje gang emner gjennomføres, dersom emnet ikke gjennomføres årlig. Emneansvarlig har videre ansvar for å følge opp innspill og tilbakemeldinger fra kandidater og kommunikasjon tilbake til kandidatene. 

Forsknings- og innovasjonsavdelingen har det koordinerende ansvaret for kvalitetsarbeidet ved ph.d.-utdanningen ved UiB. Avdelingen skal utarbeide den sentrale ph.d.-utdanningsmeldingen, samt tilrettelegge for og gjennomføre kvalitetssikringstiltak som fremdriftsrapportering, undersøkelser og legge til rette for dialogmøter mellom UiBs ledelse og fakultetene.

Se en fullstendig og skjematisk oversikt over struktur, myndighet og kvalitetssikringsoppgaver for ph.d.-utdanningen ved UiB. 

Det systematiske kvalitetsarbeidet ved ph.d.-utdanningen ved UiB går langs to linjer som påvirker hverandre: utvikling og kontroll. Prosessene beskrevet i kapittel 4 og 5 skal sikre at tilbudet og kvaliteten i ph.d.-utdanningene stadig videreutvikles, og at kravene til akkrediterte ph.d.-program oppfylles.

Utviklingsarbeid er en løpende prosess med jevnlige vurderinger og justeringer som dokumenteres for videre arbeid ved enhetene. Se kapittel 4 for en beskrivelse av kvalitetsutvikling og de elementene i kvalitetssystemet som skal bidra til en kontinuerlig kvalitetsutvikling i ph.d.-utdanningen. Kontroll innebærer formelle sykliske prosesser, tidsbestemte evalueringer og rapportering til nivået over. I kapittel 5 beskrives de sykliske elementene i UiBs kvalitetssystem for ph.d.-utdanning.  

Kvalitetsutvikling krever jevnlig samhandling og dialog mellom ph.d.-kandidater, undervisere, veiledere, fagmiljø, administrasjon og samarbeidspartnere på alle nivå: emne, ph.d.-program, institutt, fakultet og institusjon. Denne prosessen baseres på løpende vurderinger og justeringer som gjøres gjennom året, som følge av innspill fra ph.d.-kandidater, veiledere, undervisere, fagmiljø og samarbeidspartnere. Innspillene kan ha blitt meldt inn muntlig eller skriftlig, i planlagte prosesser eller utenom.

Formålet med utviklingsdelen av kvalitetssystemet er å fremme kollegialt samarbeid om utvikling av kvalitet i ph.d.-utdanning. Dette baserer seg på en kontinuerlig dialog og arbeid med kvalitet i enhetene, langsiktig og strategisk utvikling av tilbudet og kvaliteten i ph.d.-utdanningene i hele organisasjonen, og gjennom erfaringsdeling fra vellykkede kvalitetsutviklingstiltak. 

Sentralt i utviklingsdelen i det systematiske kvalitetsarbeidet er årlige ph.d.-utdanningsmeldinger på fakultets- og sentralnivå. I tillegg gjennomføres det annethvert år dialogmøter om ph.d.-utdanning mellom fakultets- og universitetsledelse. Emneansvarliges jevnlige vurderinger av emner de har ansvar for, skal bidra til kontinuerlig utvikling av emnene. I tillegg er det en rekke tiltak for oppfølging av enkeltkandidatene, som fremdriftsrapportering, midtveisevaluering og medarbeider- og oppfølgingssamtaler. I kvalitetssystemet for ph.d.-utdanning gjennomføres det også årlige ph.d.-kandidatundersøkelser, og hvert tredje år gjennomføres en alumnusundersøkelse.

Ph.d.-utdanningsmeldingen skrives hvert år, både på fakultetene og sentralt, og gir en oversikt over tilstanden for ph.d.-utdanningen ved UiB. Meldingen fungerer som et verktøy for å synliggjøre aktivitetene på ph.d.-feltet. Hvert fakultet er ansvarlig for å skrive en ph.d.-utdanningsmelding for sitt ph.d.-program. Forsknings- og innovasjonsavdelingen skriver en ph.d.-utdanningsmelding for hele ph.d.-utdanningen ved universitetet som bygger på fakultetenes meldinger. Ph.d.-utdanningsmeldingen skal omtale aktuelle tema. 

Ph.d.-utdanningsmeldingene gir et grunnlag for å vurdere om det skal innføres tiltak overfor enkelte fakultet eller for UiB sin ph.d.-utdanning som helhet. Universitetsstyret og ph.d.-programstyrene har ansvar for oppfølging av henholdsvis den sentrale og de fakultetsvise ph.d.-utdanningsmeldingene. Som et ledd i oppfølgingen av fakultetenes ph.d.-utdanningsmeldinger gjennomføres det dialogmøter mellom sentral og lokal ledelse med ansvar for ph.d.-utdanningen.

Se ph.d.-utdanningsmeldingen for de tre siste årene: 

Ph.d.-utdanningsmeldingen 2023
Ph.d.-utdanningsmeldingen 2022
Ph.d.-utdanningsmeldingen 2021
 

Dialogmøter er en god arena for å gå gjennom sentrale elementer ved fakultetenes ph.d.-utdanninger, og er en møteplass for dialog mellom universitetsledelsen og fakultet. Møtene gir også fakultetene en anledning til å komme med tilbakemelding på arbeidet som gjøres ved UiB sentralt. Møtene gjennomføres hvert andre år mellom sentralnivået og ledelsen på fakultetet med ansvar for ph.d.-utdanningen, og de to siste ph.d.-utdanningsmeldingene er utgangspunkt for møtene.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen er ansvarlig for å tilrettelegge for og skrive referat fra møtene. I etterkant av dialogmøtene skriver Forskning- og innovasjonsavdelingen et felles sammendrag som tar sikte på å løfte felles problemstillinger slik at dette kan inngå i kvalitetsutviklingen. Referatene og det felles sammendraget skal gjøres tilgjengelig. 

Fremdriftsrapporteringen er en årlig rapport fra kandidat og veileder som gir en oversikt over fremdriften i kandidatens ph.d.-løp, og skal avdekke eventuelle forsinkelser med tanke på den planlagte fremdriften. Dersom rapporten viser at kandidaten har problemer i ph.d.-løpet sitt, skal det iverksettes tiltak.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen tilrettelegger for undersøkelsen, i samarbeid med IT-avdelingen. Kandidatenes og veiledernes besvarelser samles i en database, og blir gjort tilgjengelig for ledelse og administrasjon ved fakultet og institutt, og i enkelte forskerskoler.

Ansvarlig for oppfølging er det organ som fakultetet vedtar.

Fremdriftsrapportering har en egen side med detaljerte rutinebeskrivelser og PDF-dokumenter som viser spørreskjemaene som sendes ut.  

Alle ph.d.-kandidater skal gjennomføre en midtveisevaluering halvveis i ph.d.-løpet. Midtveisevalueringen skal være en oppsummering av fremdriften så langt, og er ment å avdekke eventuelle forsinkelser med tanke på planlagt fremdrift. I evalueringen skal det som hovedregel inkluderes fagpersoner som ikke er veiledere, og det skal gis tilbakemelding og innspill til kandidaten som kan heve kvaliteten på arbeidet. Dersom midtveisevalueringen avdekker problemer i ph.d.-løpet, skal det iverksettes tiltak.

Ansvarlig for oppfølging er det organ fakultetet vedtar.

Medarbeidersamtale

Alle ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiB skal ha en årlig medarbeidersamtale.

Medarbeidersamtalen er beskrevet i UiB sin ansatthåndbok. Det er utarbeidet en egen mal for gjennomføring av medarbeidersamtale for stipendiater.

Leder i samarbeid med verneombud, skal årlig rapportere i linjen om omfang av avholdte medarbeidersamtaler ved enheten. Dette er en del av UiBs HMS-årsrapport (internkontroll) som igjen legges fram for Arbeidsmiljøutvalget og Universitetsstyret (ref. UiBs lederhåndbok).

Oppfølgingssamtale

Alle ph.d.-kandidater som ikke har et arbeidsforhold ved UiB, skal få et tilbud om en årlig oppfølgingssamtale. Oppfølgingssamtalen skal være en arena for diskusjon av kandidatens faglige arbeidssituasjon i den kommende perioden.

Ansvar for å gjennomføre oppfølgingssamtalen ligger hos den faglige ledelsen ved instituttet eller senteret til ph.d.-kandidaten. Det er utarbeidet retningslinjer for gjennomføring av oppfølgingssamtalene og et skjema som kan brukes som utgangspunkt for samtalen.

Oppfølgingssamtalen er et tilbud, og det er ikke obligatorisk for ph.d.-kandidatene å gjennomføre samtalen. Det vil være naturlig at fremdriftsrapporten brukes som hovedgrunnlaget for disse samtalene. Oppfølgingssamtaler, og i hvilken grad de er blitt tilbudt til ph.d.-kandidatene, bør omtales i den årlige ph.d.-utdanningsmeldingen.

Kandidatundersøkelsen sendes til alle kandidater like etter fullført grad, og sendes ut i etterkant av promosjonene tre ganger i året. Ved slutten av året blir det utarbeidet en samlerapport. Kandidatundersøkelsen gir kandidatene mulighet til å vurdere ph.d.-programmet og dets ulike elementer. Undersøkelsen er anonym og gir nyttig statistikk og informasjon om hvordan de nylig ferdige doktorene har opplevd ph.d.-utdanningen de har vært gjennom. Resultatene fra undersøkelsen kan brukes til å heve kvaliteten på programmet. Hvert tredje år utarbeides det en samlerapport. For de fakultetene som har for få disputaser til at det hvert år kan lages statistikk basert på besvarelsene, får man nyttig statistikk i disse tre-årlige rapportene.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen er ansvarlig for å gjennomføre undersøkelsen, analysere og distribuere den til fakultetene. Ph.d.-programstyrene på fakultetene er ansvarlig for å vedta oppfølging dersom det fremkommer forhold som krever at det settes inn tiltak. Undersøkelsen skal omtales i den sentrale ph.d.-utdanningsmeldingen.

Alumnusundersøkelsen har som formål å vurdere hvordan ph.d.-utdanningen gir kompetanse og ferdigheter for kandidatenes senere arbeidskarriere. Undersøkelse brukes for å innhente informasjon fra UiB sine ph.d.-alumner om karrieren etter oppnådd grad. Undersøkelsens besvarelser kan gi indikasjoner på hva som kan forbedres i ph.d.-programmene, med tanke på kandidatenes karriere etter oppnådd grad. Undersøkelsen skal gjennomføres hvert tredje år.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen er ansvarlig for å gjennomføre undersøkelsen, analysere og distribuere den til fakultetene. Ph.d.-programstyrene på fakultetene er ansvarlig for å vedta oppfølging dersom det fremkommer forhold som krever at det settes inn tiltak. Undersøkelsen skal omtales i den sentrale ph.d.-utdanningsmeldingen.

Se rapporten fra Alumnusundersøkelsen gjennomført i 2023. 

Studietilbudet og arbeidet med kvalitet i ph.d.-utdanningen ved UiB skal kontrolleres med jevne mellomrom. Hvert ph.d.-emne skal evalueres minimum hvert tredje år eller hver tredje gang de gjennomføres, og hvert ph.d.-program evalueres for reakkreditering minimum hvert sjette år. I tillegg skal emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen evalueres minimum hvert tredje år.

Reakkreditering er en faglig bedømming av om en høyere utdanningsinstitusjon eller et studietilbud fyller standarder og kriterier gitt av departementet og NOKUT. UiB er selvakkrediterende, noe som betyr at universitetet selv kan vedta å opprette studieprogram uten å søke NOKUT om akkreditering.

Evalueringene skal sikre at ph.d.-utdanningen holder høy kvalitet og tilfredsstiller kravene som fremgår av kap. 1.2, samt i nasjonale retningslinjer og rammekrav for ph.d.-utdanning, der disse finnes. Evalueringene skal også sikre at ph.d.-programmene er faglig oppdaterte og holder høy kvalitet utover forskriftskravene.

Alle emner skal evalueres minimum hvert tredje år eller hver tredje gang emnet gjennomføres (for emner som gjennomføres sjeldnere enn hvert år). For emner som i utgangspunktet kun skal avholdes én gang, avgjør fakultetet om emnet skal evalueres.    

Emneevalueringen skal omfatte:

• informasjon om oppfølging og eventuelle justeringer siden sist emneevaluering.
• en vurdering av faglig innhold, kobling til aktuell forskning på feltet, og om framdrift og oppbygging av emnet er i samsvar med de fastsatte målene for emnet og ph.d.-program.
• en vurdering av pedagogiske valg, samsvar mellom emnets læringsutbyttebeskrivelse, undervisnings-, lærings- og vurderingsformer, og refleksjon over kandidatens læring og gjennomføring som følge av disse valgene.
• resultater fra kandidatevalueringer og eventuelt andre tilbakemeldinger som er aktuelle for emnet (for eksempel fra andre som bidrar i undervisningen på emnet).
• en vurdering av samsvar mellom kandidatenes arbeidsmengde og studiepoengsuttelling.
• omtale av andelen som gjennomfører emnet.

I de tilfellene emnet har praksis, eller andre ordninger for kontakt med arbeidslivet, skal det evalueres om ordningen fungerer tilfredsstillende.

Ph.d.-programstyret kan be om evaluering av andre forhold.

Emneansvarlig har det faglige ansvaret for å gjennomføre evalueringen av emnet. Emneansvarlig leverer en rapport fra emneevalueringen med oppsummering av resultatene og forslag til forbedringstiltak der det er aktuelt. Rapporten offentliggjøres sammen med hovedresultater fra kandidatevalueringene, og en plan for hvordan rapporten skal følges opp. Leder for grunnenhet har det overordnete ansvaret for oppfølging av evalueringsrapporten. 

Rapporten sendes til ph.d.-programstyret og ansvarlig grunnenhet for gjennomgang, eventuelt med kopi til grunnenhet og forskerskole. Ph.d.-programstyret gir tilbakemelding dersom emnet ikke fungerer optimalt. 

Ph.d.-programstyret lager en oversikt for emneevaluering slik at det for alle emner som fast inngår i ph.d.-programmet gjennomføres en grundig evaluering, inkludert en kandidatevaluering, i løpet av en treårsperiode eller etter hver tredje gang emnene gjennomføres, dersom emnet ikke avholdes årlig.

Emneansvarlig har ansvar for jevnlig å gjennomføre vurderinger av emnet de har ansvar for, og sørge for at disse blir notert og fulgt opp. En slik vurdering bør foretas minst etter hver gjennomføring av emnet. Det er ikke rapporteringskrav på disse vurderingene, men notater og dokumentasjon fra arbeidet bør lagres og gjøres tilgjengelig internt ved grunnenheten, for videreutvikling av kvaliteten i emnene.

Det skal gjennomføres en evaluering av fakultetets portefølje av ph.d.-kurs og rammene av opplæringsdelen minst hvert tredje år. Evalueringen skal gjennomføres for å sikre at fakultetets ph.d.-emner dekker behovene for opplæring i de fagfelt som kandidatene tilhører, og at rammene for opplæringsdelen er tilpasset ph.d.-programmets læringsutbyttebeskrivelse og reglene om at “opplæringsdelen skal gi trening i faglig formidling og innføring i forskningsetikk, vitenskapsteori og vitenskapsmetode” i ph.d.-forskriften, og “opplæringsdelen skal gi stipendiaten kunnskap, ferdigheter og kompetanse i tråd med kvalifikasjonsrammeverket, og særlig rette seg mot dokumentasjon av refleksjon og resultater i kunstnerisk utviklingsarbeid, metodikk, prosjektutvikling og etikk, samt trening i formidling” i ph.d.-forskriften i kunstnerisk utviklingsarbeid. Hvis fakultetet selv ikke kan tilby ph.d.-emner innen enkelte av de fagfelt som kandidaten tilhører, skal det vurderes om tilsvarende opplæring ved andre institusjoner er tilgjengelig, og om forholdene er lagt til rette for gjennomføring av slike emner.

Programstyret har ansvar for at det gjennomføres en evaluering av emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen. Dersom det fremkommer avvik eller at opplæringsdelen ikke er tilpasset ph.d.-programmets læringsutbyttebeskrivelse, bør det utarbeides en oppfølgingsplan. Programstyret må vurdere om fakultetet skal opprette nye, eller legge ned emner, basert på evalueringen.

Ph.d.-programmene ved UiB skal evalueres minst hvert sjette år. Gjennom programevalueringen skal man få et eksternt og overordnet blikk på ph.d.-programmet, og komiteen skal se på helheten i fakultetets ph.d.-program: informasjon til potensielle søkere, opptak, tiltak underveis og kvaliteten på den fullførte forskningen, eksemplifisert ved vurdering av avhandlingsarbeidet og bedømmelsen av dette. Evalueringen skal gi råd om forbedringspotensial, både med tanke på gjennomstrømming og kvalitet. Evalueringen skal gjennomføres av en i hovedsak ekstern komité, og det er krav om innspill fra representanter fra arbeidsliv (næringsliv, offentlig forvaltning, kulturliv mv.). 

Fakultetene velger i hovedsak selv hvilke elementer i ph.d.-programmet som skal evalueres, men evalueringen skal minimum bestå av en evaluering av om ph.d.-programmet oppfyller Studiekvalitetsforskriftens § 3-3 Akkreditering av doktorgradsstudier og Studietilsynsforskriftens kapittel 2 Akkreditering av studietilbud, jf. Studietilsynsforskriftens § 4-1 (3). Det er utarbeidet retningslinjer for gjennomføring av evaluering av ph.d.-programmene.

Ph.d.-programstyret har ansvar for å vedta oppfølging. Fakultetets ph.d.-programstyre gir fakultetsstyret en anbefaling om programmet bør reakkrediteres, eller hva som skal til for at programmet kan reakkrediteres. Ph.d.-programevalueringen skal offentliggjøres.

Det er utarbeidet retningslinjer for evaluering av ph.d.-programmene ved UiB. 

Reakkreditering av ph.d.-program 

Når programevalueringen er gjennomført, skal fakultetets ph.d.-programstyre vurdere om det evaluerte programmet kan reakkrediteres, hvilket betyr at ph.d.-programmet følger lov- og forskriftskrav knyttet til studieprogram. Ph.d.-programstyret skal gi fakultetsstyret en anbefaling om programmet kan reakkrediteres, eller om forbedringer som anses som nødvendig for at programmet skal kunne reakkrediteres. For å kunne reakkrediteres må ph.d.-programmet minimum tilfredsstille kvalitetskravene i § 3-3 i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og kapittel 2 i forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning.  

Det er fakultetsstyret som vedtar reakkreditering. Dersom fakultetsstyret ikke finner å kunne vedta reakkreditering, må ph.d.-programstyret få instruks om å foreta og gjennomføre nødvendige endringer og forbedringer i programmet, slik at kvaliteten i programmet sikres. Det skal gis en tidsramme for ferdigstilling.

UiB kan inngå formaliserte ph.d.-samarbeid med andre norske eller utenlandske institusjoner i form av felles- eller dobbelgrader. Fellesgrader innebærer at det skal opprettes et felles ph.d.-program og vil gjelde for langvarige ph.d.-samarbeid med en relativt stor gruppe ph.d.-kandidater fra de involverte institusjoner. Krav til akkreditering og reakkreditering for fellesgrader vil være tilsvarende de kravene som gjelder for de øvrige ph.d.-programmene. I et dobbelgradssamarbeid blir kandidaten tatt opp i et eksisterende ph.d.-program, først ved hjemmeinstitusjonen, deretter ved partnerinstitusjonen. Dobbelgradssamarbeid kan gjelde så få som én ph.d.-kandidat. Graden blir tildelt ved begge institusjonene.

I avtaler om felles- eller dobbelgradssamarbeid kan det gjøres unntak for bestemmelser i ph.d.-forskriftene, dersom det er nødvendig av hensyn til regelverket ved partnerinstitusjonen. Slike unntak skal, både enkeltvis og samlet, fremstå som fullt ut forsvarlige. Hvis det i samarbeidsavtalen fremkommer at en kandidat ikke skal gjennomgå elementer i UiB sitt kvalitetssystem for ph.d.-utdanningen, skal det avtales at kandidaten må gjennomgå et tilsvarende element ved partnerinstitusjonen. Den delen av ph.d.-utdanningen som kandidaten tar ved UiB, er underlagt UiB sitt kvalitetssystem for ph.d.-utdanningen.