Rutiner ved ansettelse i vitenskapelige stillinger
Revidert august 2024.
Hovedinnhold
Steg i prosessen | Ansvarlig |
Utlysningstekst |
|
Opprett ny sak i Elements. Skjemaet Anmodning om utlysning fylles ut, og legges i saken som N-notat med mottaker 1101 - Det humanistiske fakultet. Utkast til utlysningstekster, både på norsk og engelsk, skal følge N-notatet som vedlegg. | Institutt |
Maler for utlysningstekster ligger i teams-kanalen "Felles HR ved HF" i teamet HR og service, HF. Disse oppdateres jevnlig, og det oppfordres til å bruke malene aktivt. |
|
Når utlysningsteksten er godkjent av fakultetet og fagforeningene (tre virkedagers merknadsfrist), publiseres denne elektronisk i Jobbnorge. Stillingen offentliggjøres i NAV og Euraxess (gjelder utlysninger på engelsk). | Fakultet |
Dersom det er ønskelig å publisere stillingen i andre kanaler, kan instituttet be om dette i anmodningsskjemaet. Slike annonseutgifter dekkes av instituttet eller prosjektet. | Institutt |
Behandling av søknader |
|
Søkerne sender søknad, CV, publikasjonsliste og vedlegg elektronisk via Jobbnorge. | Søkerne |
Bekreftelse på mottatt søknad |
|
Søkerne mottar automatisk en bekreftelse om at søknaden er mottatt. | Jobbnorge |
Søknad som trekkes før søknadsfristen er gått ut skal fjernes fra datasystemet. Trekk av søknad blir automatisk loggført i Jobbnorge. Dette skal også arkiveres i Elements. Institutt og fakultet holder hverandre oppdatert om eventuelle trekk. | Institutt/fakultet |
Offentlig søkerliste |
|
Instituttet sender ut offentlig søkerliste til søkerne etter søknadsfristens utløp. Søkerlisten sendes som vedlegg i et brev om videre saksgang. Brevet genereres i Jobbnorge, hvor passende maler for brevoppsett er tilgjengelig. Offentlig og utvidet søkerliste skal legges inn som X-notat i saken i Elements. | Institutt |
Merk at det finnes tre søkerlister i Jobbnorge:
Søkerne kan i Jobbnorge be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. En slik forespørsel skal vurderes av instituttet. Det må foreligge tungtveiende grunner for et slikt unntak. Hovedregelen er at alle søkere er offentlige. I tvilstilfeller bør instituttet kontakte fakultetet. | Institutt |
Oppnevning av sakkyndig komité |
|
Instituttet er ansvarlig for at det foretas en habilitetsvurdering av komitemedlemmene, også av ev. spesialsakkyndige, ev. i samråd med fakultetet. Instituttet sender forslag til sammensetning av sakkyndig komité til fakultetet via Elements. Habilitetserklæringene legges inn som vedlegg. | Institutt |
Komiteens sammensetning er regulert i pkt. 6.2.1, 7.3 og 7.4 i følgende reglement: Reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger, og faglig/administrative lederstillinger. Dersom komitesammensetningen avviker fra retningslinjene, må dette begrunnes i forslaget som oversendes fakultetet. |
|
Fakultetet oppnevner komiteen og sender orientering til komitémedlemmene med kopi til instituttet. Fakultetet gir komiteen tilgang til søknadene i Jobbnorge. Komiteen vil automatisk få tilsendt informasjon om tilgang og brukerveiledning i egen e-post. | Fakultet |
Fakultetet sender orientering om oppnevning av komité til søkerne via Jobbnorge. | Fakultet |
Uttalelse fra sakkyndig komité |
|
Komiteen sender sin uttalelse til fakultetet med kopi til instituttet. Komitéleder og instituttleder har et fellesansvar for at søkerne får en så likeverdig omtale som mulig. | Komité |
Fakultetet foretar en administrativ kvalitetssikring i forhold til åpenbare feil/mangler ved den sakkyndige uttalelsen, som f.eks at en søker er utelatt, pedagogisk kvalifikasjon ikke er omtalt eller lignende. Uttalelsen journalføres. | Fakultet |
Prøveforelesning og intervju |
|
Instituttet avgjør selv om de vil nedsette en felles komité for vurdering av intervju og eventuell prøveforelesning, eller om de ønsker å nedsette to komiteer. Instituttleder og/eller nærmeste overordnet til stillingen skal delta ved intervju. Samme myndighetsperson skal delta i en eventuell prøveforelesning. | Institutt |
Instituttet kaller inn til og gjennomfører intervju og prøveforelesning. Se Veiledende retningslinjer for prøveforelesning og intervju før ansettelse i vitenskapelige stillinger ved Det humanistiske fakultet. | Institutt |
Fakultetet dekker reise og opphold på rimeligste måte for dem som kalles inn til intervju. | Fakultet |
Instituttets innstilling |
|
Etter gjennomføring av intervju og eventuell prøveforelesning skriver instituttleder innstilling, som sendes til fakultetet for sluttbehandling i fakultetsstyret eller tilsettingsrådet. Faste vitenskapelige stillinger skal behandles av fakultetsstyret. Ansettelser i midlertidige vitenskapelige stillinger behandles av tilsettingsrådet på fullmakt fra fakultetsstyret. | Institutt |
Ansettelse i stillingen |
|
Fakultetet sender ut tilbudsbrev når vedtaket er fattet i det aktuelle rådet. Ansettelse må være formelt godkjent og arbeidsavtale må være signert før innstilte kandidater kan starte i stillingen. | Fakultet |
Instituttet, i samarbeid med fakultetet, gjør nødvendige forberedelser for å ta i mot den nyansatte arbeidstakeren. Fakultetet orienterer utenlandske arbeidstakere om at skattekort og oppholdstillatelse må være på plass før lønn kan utbetales. | Institutt og fakultet |
Oppstartsdato avtales mellom institutt, fakultet og den nyansatte. | Institutt/fakultet |
Fakultetet sender ut arbeidsavtale når tilbudet er akseptert og oppstartsdato er fastsatt. | Fakultet |
Så snart arbeidsavtalen er signert av den nyansatte, orienterer fakultetet de øvrige søkerne via Jobbnorge om at ansettelse er foretatt. | Fakultet |
Fakultetet avslutter saken i Jobbnorge. | Fakultet |
Denne rutinen er i samsvar med UiBs ansettelsesreglement og HF sine hjemmesider. |
|