Informasjon til ph.d.-kandidatar ved LLE

Oversikt over pliktar og rettar som stipendiat ved Det humanistiske fakultet (t.d informasjon om ferie, sjukefråvær, permisjonar) finn du i informasjonsskriv frå fakultetet.

Sjå elles generell informasjon om det å vera tilsett ved UiB under "Mitt ansattforhold" på UiB sine Ansattsider.

Spørsmål som gjeld tilsettingsforholdet som stipendiat  (m.a. sjukefråvær, permisjonar, ferie, hms, tilrettelegging av arbeidsplass og spørsmål om reiserekningar, forskot og løn) kan rettast til administrasjonskonsulent Jorunn Nedreberg.

Dersom du er innskriven på ph.d.-programmet ved Det humanistiske fakultetet, skal arbeidet med ph.d.-avhandlinga gå føre seg under individuell rettleiing. Kandidaten skal som hovudregel ha to rettleiarar og det skal vera utnemnt minst éin rettleiar ved opptak.

Hovudrettleiar bør normalt vera tilsett ved Det humanistiske fakultetet.

Medrettleiar(e) kan utnemnast på eit seinare tidspunkt. Me tilrår likevel å ikkje venta for lenge med å finna ein medrettleiar.

I nokre tilfelle er det meiningsfullt å ha fleire enn to rettleiarar. Men sjølv om det er mogleg, tilrår me vanlegvis ikkje å ha fleire enn tre rettleiarar på ein gong. Snakk med forskingskoordinator eller ph.d.-koordinator viss du vurderer å ha fleire rettleiarar.

Arbeidsfordelinga ( %) mellom hovud- og birettleiar(e) må avtalast og blir skriven ned anten i del B av ph.d.-avtalen eller i eigen kontrakt.

Innhald, form og hyppigheit av rettleiinga avheng av mange faktorar (t.d. behovet på kandidaten), som mest sannsynleg vil variera i løpet av doktorgradsløpet. God kommunikasjon mellom kandidat og rettleiarar er avgjerande for å sikra god rettleiing.

Forskingskoordinator eller ph.d.-koordinator er dei rette personane dersom du ønskjer å ta opp spørsmål rundt samarbeidet med rettleiarane dine, rettleiarskifte og liknande.

Les meir om rettleiing her: https://lovdata.no/forskrift/2022-11-24-2593/§6

Dei som er tilsett som stipendiatar ved LLE får 24.000 kroner i driftsmidlar dei tre fyrste åra i stipendperioden (totalt 72.000 kroner for heile stipendperioden). Driftsmidlane  skal dekkja utgifter til arbeidet med avhandlinga, og kan t.d. nyttast til; faglege reiser, konferanseavgift, innkjøp av bøker, innkjøp av programvare, kursavgifter. Vanleg rekvisita blir derimot stilt til disposisjon av instituttet og skal ikkje belastast driftsmidlane til stipendiaten (skriveutstyr, papir, permar, minnepinnar, osb).

Driftsmidlane kan òg brukast til språkvask av avhandlinga dersom stipendiaten ønskjer det, eller til opptrykk av fleire avhandlingseksemplar enn dei 20 instituttet dekkjer. Resterande driftsmidlar kan likevel ikkje brukast til ”doktormiddag” eller tilsvarande markering ved disputas.

Driftsmidlane blir overførte frå år til år. Når stipendperioden er gått ut, kan doktoranden få bruka  resterande driftsmidlar etter avtale med instituttet.

Dei som har spørsmål om bruken av driftsmidlar, kan ta kontakt med administrasjonssjef.

Innanfor ein viss sum dekkjer instituttet kostnaden ved innkjøp av datamaskin. Dei som ynskjer datautstyr utover det må regne med å dekkje delar av kostnaden med eigne driftsmidlar.

Instituttet rår til at dei som vel pc, kjøper ei berbar maskin pluss dokkingstasjon. Dermed får ein ved hjelp av éi maskin (inkludert dokkingstasjon, ekstra tastatur og skjerm) dekka behovet for både stasjonær og berbar maskin. Alternativt kan ein velja anten ei stasjonær maskin eller ei berbar maskin. Det finst ikkje gode løysingar for dokking av berbare Mac-maskiner. Mac-brukarar bør difor velja anten stasjonær eller berbar maskin. Dei som treng både berbar og stasjonær maskin må dekkja delar av utgiftene frå eigne driftsmidlar.

Utstyret som blir kjøpt inn, er UiB sin eigedom. Dette gjeld òg når utstyret er finansiert av driftsmidlane til stipendiaten.

Stipendiatar som ønskjer å overta it-utstyr (berbar datmaskin, nettbrett el.a.) etter at stipendperioden er over, kan ta kontakt med ekspedisjonen ved instituttet. Dersom instituttet ikkje treng utstyret, kan stipendiaten få kjøpa det. I så fall er prisane desse:

-    Utstyr under 2 år blir selt til femti prosent av innkjøpsprisen

-    Utstyr som er mellom 2 og 4 år gamalt, blir selt til 30 prosent av innkjøpsprisen

-    Utstyr eldre enn 4 år kan overtakast gratis

Berbare pc-ar må avinstallerast og installerast på ny når dei går ut av UiB-systemet, elles vil dei etter kvart fungera dårleg.  Dette må den som tek over maskina, sjølv syta for.

Stipendiater med pliktarbeid i stillinga har satt av ett år til arbeidsoppgåver for instituttet. Arbeidet kan vere faglege og administrative oppgåver, for eksempel undervisning, eksamensarbeid, arrangement, publisering og andre aktuelle oppgåver. 

Arbeidet skal i løpet av tilsettingen svare til ett års arbeidstid, til saman 1680 arbeidstimer. Instituttet godskriv 105 timer av pliktarbeidet automatisk for å dekke deltakelse på felles møte og seminar, gruppearbeid og andre mindre oppgåver ved instituttet. Resten av pliktarbeidet, 1575 timer, blir i utgangspunktet planlagt jamt fordelt på 7 semester for å unngå pliktarbeid i siste semester av tilsettinga. Gjennomsnittleg pliktarbeid blir då 225 timer per semester. Antal timer per semester kan variere, så lenge totalsummen blir 1575 i løpet av heile tilsettinga.

Undervisningsoppgåver skal vere ca. 60 % av det samla pliktarbeidet, mens andre faglege og administrative oppgåver skal vere ca. 40 %.

Instituttleiar har fastsett retningslinje for pliktarbeid for stipendiatar ved LLE, datert 22. september 2023. Retningslinja gjeld saman med fakultetet sine rutinar for organisering av stipendiatane sin arbeidsperiode vedtekne av fakultetsstyret 7. juni 2011. Dei interne instituttrutinane er ei utdjuping av rutinane ved fakultetet og må sjåast i samanheng med desse. 

• Fagkoordinator, rettleiar og stipendiat skal lage ein overordna plan for pliktarbeidet i løpet av første halvår av tilsettinga som instituttet skal godkjenne.
• Pliktarbeidet blir tildelt av instituttet, i samråd med fagkoordinator og rettleiar. 
• Stipendiatar held oversikt over eige pliktarbeid i tråd med gjeldande normer arbeidstid og førebuing, og rapporterer til instituttet ein gong per semester. 
• Større endringar undervegs i perioden skal skje i samråd mellom stipendiat, rettleiar og fagkoordinator. Ph.d-koordinator og administrasjonssjef skal i såfall blir informert om det i god tid. 

Les om opplæring her: https://www.uib.no/hf/23553/oppl%C3%A6ringsdelen 

Alle kandidatar må gå gjennom ein midtveisevaluering, omtrent halvvegs i kontraktstida (vanlegvis 1,5 – 2 år etter opptak).

Hovudmålet med midtveisevalueringa er å hjelpa kandidaten til å identifisera forhold som medfører fare for at prosjektet stoppar opp eller blir forseinka, og dessutan å gi innspel som kan auka kvaliteten på arbeidet. Fakultet, rettleiarar og kandidat pliktar aktivt å følgja opp forhold som kan medføra fare for forseinka eller ufullstendig gjennomføring av ph.d.-utdanninga, slik at utdanninga så langt det er mogleg kan gjennomførast innanfor normert tidsramme.

Midtveisevalueringen skal som hovudregel innehalda faglege innspel frå forskarar innanfor kandidaten sitt eige fagfelt og tilgrensande fag. Hos LLE kallar me dei sakkunnig lesar.  Kandidatens rettleiarane kan ikkje vera sakkunnig lesar deira.

Førebuing:  Sakkunnig lesar, framdriftsrapport og presentasjon

Ph.d.-koordinator eller forskingskoordinator informerer kandidat og hovudrettleiar om den kommande midtveisevalueringen.

Kandidat og hovudrettleiar informerer ph.d.-koordinator om kven som vil vera ein passande sakkunnig lesar i god tid før midtveisevalueringen.

Ph.d.-koordinator vil formidla klokkeslett, dato og annan informasjon til alle involverte.

Kandidaten sender teksten sin til sakkunnig lesar og ph.d.-koordinator fire veker før møtet. Tekstmengda vil mest sannsynleg variera mellom kandidatar, men me anslår 30 – 50 sider med tekst. Dette kan vera eit utkast til eit kapittel, ein artikkel eller anna materiale som representerer den noverande tilstanden til oppgåva.

Seinast 5 dagar før møtet sender kandidat og rettleiarar inn framdriftsrapportar.

Framdriftsrapporten skal ta for seg:

1. Kva er gjort med omsyn til den opphavlege framdriftsplanen og korleis er prosjektutviklinga i lys av dette?

2. Er prosjektet forseinka? I så fall bør det leggjast vekt på årsakene til at eit prosjekt har vorte forseinka.

3. Evt. produksjon av artiklar, konferansedeltaking og liknande (gjeld berre kandidaten)

4. Korleis er innhaldet og kvaliteten på rettleiinga?

5. Oversikt over gjennomført opplæringsdel (gjeld berre for kandidaten)

6. Oppdatert framdriftsplan med forslag til tiltak der prosjektet er forseinka.

Framdriftsrapportane vil bli behandla i midtveisevalueringen.

Kandidaten bør også utarbeida ein kort presentasjon (maks. 10 min) om prosjektet sitt.

Struktur

Ved LLE praktiserer me følgjande struktur ved midtveisevalueringen:

1. Kandidaten gir ein kort introduksjon til oppgåva si (hovudmål, metodikk, teori osb.). Denne presentasjonen bør ikkje vera lengre enn 10 minutt. Hjelpemiddel, som powerpoint eller eit utdelingsark er velkomne, men ikkje nødvendig.

2. Ekspertlesaren diskuterer teksten dei fekk med kandidaten. Rettleiarar kan ta notat om saker dei ønskjer å diskutera vidare med kandidaten i neste rettleiing. Den sakkunnige lesaren blir beden forlata møtet etter dialogen. Me set av omtrent éin time til denne delen av midtveisevalueringen.

3. Forskingskoordinator, kandidat, rettleiar(e) og ph.d.-koordinator snakkar om ph.d.-løpet så langt og kandidatens planen framover. Framgang, forseinkingar, deltaking på kurs eller konferansar, og rettleiing vil vera nokre av temaa som blir tekne opp i møtet. Også denne delen tek omtrent ein time.

Både kandidat og rettleiarar kan be om ein samtale åleine med forskingskoordinator og ph.d.-koordinator.

Etter midtveisevalueringen

Ph.d.-koordinatoren skriv ein protokoll under møtet, som blir sendt ut og blir underteikna av alle frammøtte. I møtet diskuterer me moglege problemstillingar og løysingar og fordeler kven som har ansvar for å følgja opp. Fakultet, rettleiarar og kandidat pliktar aktivt å følgja opp forhold som kan medføra fare for forseinka eller ufullstendig gjennomføring av ph.d.-utdanninga, slik at utdanninga så langt det er mogleg kan gjennomførast innanfor normert tidsramme.

Les mer om midtveisevalueringen her: https://www.uib.no/hf/48435/midtvegsevaluering-ved-hf#oppf-lging

Les mer om fullføring på hjemmesidane til Det humanistiske fakultet: https://www.uib.no/hf/131797/phd-programmet-ved-det-humanistiske-fakultet#4-fullf-ring

LLE har utvikla ein brosjyre som forklarer dei viktigaste trinna før og etter at ein kandidat har levert oppgåva. Denne brosjyren er utvikla hovudsakleg for ph.d.-kandidatar ved LLE og rettleiarane deira. Viss du ønskjer å få ein digital kopi, skriv ein e-post til Angelina Penner Gjertsen.

Trykking av avhandlinga i samband med disputas

Insituttet betalar for trykking av 20 eks av avhandlinga i samband med disputas (10 til disputas, 6 til nasjonalbiblioteket, 3 UB og 1 til instituttet). Kandidaten vil få dei 10 eksemplara som vert lagt fram til disputasen.

Det er viktig å følgja UiB sin rutine for trykking av avhandling i samband med disputas.

Mal for avhandlinga

Opplæringsdelen ved Det humanistiske fakultet

Ph.d.-kandidatutvalget  (STIP-HF)

PhD on track

Skjema som gjeld forskarutdanninga ved HF

Shut-up-and-Write (skriveworkshop ved Universitetsbiblioteket)